Online kennisbank van HRvan.nu

Medewerker toevoegen

Een nieuwe medewerker verwerk je gemakkelijk in HRvan.nu. Het proces is door HR-beheerders op 2 manieren te starten:

  1. Blijf met de muis hangen op 'Medewerkers' (stap 1) en klik op het uitklapmenu: 'Toevoegen' (stap 2A)
  2. Ga naar het scherm 'Medewerkers' (stap 1) en klik onderin op 'Toevoegen' (stap 2B)

    Medewerker Toevoegen 1

    Figuur 1. Medewerker Toevoegen 1

De wizard (stappenplan) 'Nieuwe medewerker toevoegen' wordt opgestart:

Stap 1 - Medewerker toevoegen

  1. Bij het starten van de wizard 'Medewerker toevoegen' wordt onderstaande scherm getoond:

    Medewerker Toevoegen 2

    Figuur 2. Medewerker Toevoegen 2
  2. Vul het formulier in met de volgende velden:

    Configuratie optie
    Afhankelijk van de afgenomen modules en de gekozen inrichting bepaalde velden niet zichtbaar in de HRvan.nu voor jouw organisatie.

    • Status*
      De in dienst status van de nieuwe medewerker. Zoals In Dienst of Stagiair. Deze wordt onderhouden in Medewerker status.
    • Is leidinggevende? *
      Geeft aan of deze medewerker ook leidinggevende is.
    • Is extern? *
      Geeft aan of deze medewerker een extern (ingehuurde) kracht is.

      Achtergrondinformatie
      Externe inhuurkrachten hebben niet de beschikking over de modules 'Verlof' en 'Overwerk'. Ook kunnen zij niet ziekgemeld worden (module 'Verzuim'): zij staan immers niet op de loonlijst van de organisatie en zijn daarmee (of de organisatie er achter) eigen risicodrager.

    • Personeelsnummer
      Het personeelsnummer van de medewerker. De tool controleert op dubbele nummers.
    • Legitimatie type
      Selectie van de gebruikte legitimatiesoort. Legitimatiesoorten wordt onderhouden in Legitimatiesoorten.
    • Legitimatienummer
      Het documentnummer van de gebruikte legitimatiesoort.
    • Legitimatie geldig tot
      De geldigheid van de gebruikte legitimatiesoort.
    • BSN
      Het BSN-nummer van de medewerker zoals benodigd voor de salarisverwerking en aanmelding Belastingdienst en UWV.
    • KvK nummer
      Indien het een ZZP'er betreft is hier het KvK nummer te verwerken.
    • IBAN / rekeningnummer
      Het bankrekeningnummer van de medewerker voor de loonbetaling.
    • Loonheffingskorting toepassen
      Geeft aan of er loonheffingskorting toegepast dient te worden.
    • Vervoer
      Indicatief tekstveld voor de woon-werk verkeer omschrijving, zoals: fiets, OV of auto.
    • Geslacht *
      Het geslacht van de medewerker.
    • Nationaliteit
      De nationaliteit van de medewerker.
    • Titel
      De titel van de medewerker voorafgaand aan de naam, zoals: ing. of drs.
    • Titel na
      De titel van de medewerker opvolgend aan de naam, zoals: BA, MBA of ir.
    • Voorletter(s)
      De voorletters van de medewerker.
    • Voornaam
      De voornaam van de medewerker.
    • Tussenvoegsel(s)
      De tussenvoegsels van de medewerker. Hanteer de eigen naam van de medewerker, niet de eventueel getrouwde naam.
    • Achternaam *
      De achternaam van de medewerker. Hanteer de eigen naam van de medewerker, niet de eventueel getrouwde naam.
    • Roepnaam
      De roepnaam van de medewerker.
    • Getrouwde tussenvoegsel
      Indien gehuwd: De getrouwde tussenvoegsels van de medewerker.
    • Getrouwde naam
      Indien gehuwd: De getrouwde achternaam van de medewerker.
    • Volledige naam opmaak
      Keuze van de weergave van de volledige naam van de medewerker.
    • Geboortedatum *
      De geboortedatum van de medewerker.

      Achtergrondinformatie
      De geboortedatum is vereist om te bepalen of leeftijdsgebonden cao-regels van toepassing zijn.

    • Geboorteplaats
      De geboorteplaats van de medewerker.
    • Burgerlijke staat
      De huwelijkse staat van de medewerker.
    • Voorletters partner
      De voorletters van de naam van de partner van de medewerker.
    • Tussenvoegsel partner
      De tussenvoegsel van de naam van de partner van de medewerker.
    • Achternaam partner
      De achternaam van de naam van de partner van de medewerker.
    • Geboortedatum partner
      De geboortedatum van de partner van de medewerker.
    • Kinderen
      De gegevens van de kinderen van de medewerker, bestaande uit: Geboortedatum, Voorletters en Achternaam
    • In geval van nood
      De ICE-gegevens van de medewerker, bestaande uit: Telefoon, Contactpersoon en Relatie tot medewerker
    • Straat
      De straatnaam van het woonadres van de medewerker.
    • Huisnummer / Toev.
      Het huisnummer van het woonadres van de medewerker.
    • Postcode
      De postcode van het woonadres van de medewerker.
    • Plaats
      De plaatsnaam van het woonadres van de medewerker.
    • Land
      Het land van het woonadres van de medewerker.
    • Telefoonnummer 1
      Het telefoonnummer van de medewerker.
    • Telefoonnummer 2
      Het telefoonnummer van de medewerker.
    • E-mailadres
      Het e-mailadres van de medewerker.
    • E-mailadres privĂ©
      Het privé e-mailadres van de medewerker.
    • Datum in dienst concern *
      De datum waarop de medewerker, al dan niet in het verleden, in dienst is getreden van de holding, groep of anderzijds rechten erft uit eerdere dienstverbanden.

      Achtergrondinformatie
      Bijvoorbeeld een medewerker treedt op 01-01-1990 in dienst bij firma X. Firma X wordt overgenomen door firma Y. De medewerker verandert van functie naar firma Y op 01-01-2018. In dit geval is de datum in dienst concern: 01-01-1990. Dit is vereist om te bepalen of leeftijdsgebonden cao-regels van toepassing zijn.

    • Screening door
      Medewerker of organisatie die de screeningsprocedure heeft uitgevoerd.
    • Screening resultaat
      Resultaten van de screeningsprocedure.
    • Opmerking
      Mogelijkheid tot het plaatsen van een opmerking.
    • Iets Leuks
      Intern veld.
  3. Klik op Opslaan om de invoer te bevestigen en door te gaan naar de volgende stap.

Stap 2 - Inloggegevens

  1. Je bent nu in stap 2 'Inloggegevens' gearriveerd. Het onderstaande scherm wordt getoond:
  2. Klik op de knop Toevoegen

    Medewerker Toevoegen 3

    Figuur 3. Medewerker Toevoegen 3
  3. Vul het formulier in met de volgende velden:
    • Loginnaam
      Indien gebruikers handmatig inloggen; voer hier de unieke gebruikersnaam in. Bijvoorbeeld de eerste 4 karakters van de achternaam gevolgd door een cijfer of het gedeelte van het mailadres voor het @.

      Achtergrondinformatie
      Afhankelijk van de gekozen inrichting binnen jouw organisatie hebben gebruikers op een bepaalde manier toegang tot de tool. Standaard wordt uitgegaan van handmatig inloggen. Gebruiker typen daarvoor hun gebruikersnaam en wachtwoord in.
      Het kan ook zijn dat gebruikers automatisch worden ingelogd of eerst via een ander portaal moeten inloggen alvorens men toegang verkrijgt tot de tool.
      Raadpleeg je applicatiebeheerder indien je twijfelt over de manier waarop je toegang wordt verleend en daarmee of er een gebruikersnaam en/of wachtwoord ingesteld dient te worden.

    • Wachtwoord
      Kies een wachtwoord voor deze medewerker indien er ook een handmatige gebruikersnaam is gekozen.

      Belangrijk
      Een kwalitatief goed wachtwoord bestaat uit:
      • Minimaal 8 karakters
      • Minimaal 1 hoofdletter
      • Minimaal 1 kleine letter
      • Minimaal 1 cijfer

      Minimaal 1 speciaal teken, zoals: !@#$%^&*()-+[]{}

      Tip!
      Vind je het lastig om een goed wachtwoord te bedenken? Gebruik dan deze tips:
      Tip 1:
      Stel een zin samen en gebruik de eerste letters van de woorden in zin als wachtwoord. Zelfstandige naamwoorden krijgen een hoofdletter. Ook zijn bepaalde letters te vervangen voor speciale tekens. Voorbeeld:
      • Zin: Er hangen 45 bananen aan de tros!
      • Wachtwoord: Eh45BadT!

      Tip 2:
      Gebruik een woord en noteer deze anders. Voorbeeld:
      • Woord: keukentrap

      Wachtwoord: K3uk3n+r@p

    • Geselecteerde rol
      Kies de rol van deze medewerker: Medewerker, Controller of HR-medewerker.
      Meer weten over rollen? Raadpleeg Rollen voor meer informatie.
  4. Klik op Volgende om de invoer te bevestigen en door te gaan naar de volgende stap.

Stap 3 - Organisatiegegevens

  1. Je bent nu in stap 3 'Organisatiegegevens' gearriveerd. Het onderstaande scherm wordt getoond:

    2. Medewerker Toevoegen 4

    Figuur 4. Medewerker Toevoegen 4
  2. Vul het formulier in met de volgende velden:
    • Organisatie
      Kies de plek van de medewerker in de organisatie door de juiste organisatie-eenheid te selecteren. Start met de administratie of organisatienaam en eventueel vervolgens de afdeling en uiteindelijk eventueel het team.
    • Standplaats *
      Kies hier de vaste standplaats van de medewerker. Vestigingen wordt onderhouden in Vestigingen.
    • Direct leidinggevende *
      Dit veld geeft aan wie de leidinggevende van de medewerker is en wordt automatisch gevuld door de selectie van de plek van de medewerker in de organisatie.

      Medewerker Toevoegen 6

      Figuur 5. Medewerker Toevoegen 6


      Zie Rechten voor meer informatie over rechten.

      Tip!
      Het is mogelijk om bij meerdere leidinggevende in de Gebruikersbeheerinstellingen (Zie Voorbeeld 5: Meerdere leidinggevenden voor hetzelfde team voor meer informatie over rechten over dezelfde organisatorische eenheid).

      Tip!
      Ook is het mogelijk om als directe leidinggevende een persoon te kiezen en niet de relatieve selectie: de leidinggevende van deze medewerker is de leidinggevende van organisatie-eenheid [Naam].

      Medewerker Toevoegen 5

      Figuur 6. Medewerker Toevoegen 5

      Zie Rechten voor meer informatie over rechten.
    • Direct verlofplanner *
      Dit veld geeft aan wie de verlofgoedkeurder van de medewerker is en wordt automatisch gevuld door de selectie van de plek van de medewerker in de organisatie. Zie ook uitleg bij 'Direct leidinggevende' voor meer informatie over de instellingsmogelijkheden.

      Configuratie optie
      De optie 'Directe verlofplanner' is alleen beschikbaar indien er gebruik gemaakt wordt van de module 'Verlof'.

    • Direct roosterplanner *
      Dit veld geeft aan wie de roosterplanner van de medewerker is en wordt automatisch gevuld door de selectie van de plek van de medewerker in de organisatie. Zie ook uitleg bij 'Direct leidinggevende' voor meer informatie over de instellingsmogelijkheden.

      Configuratie optie
      De optie 'Directe roosterplanner' is alleen beschikbaar indien er gebruik gemaakt wordt van de module 'Planning'.

    • Standaard vestiging
      Bij het opstellen van een planning wordt er altijd gevraagd waar de medewerker de geplande werkzaamheden uitvoert. Het blijkt in de praktijk dat een medewerker vaak op dezelfde vestiging werkzaam is (waarin een vestiging ook 'Thuis' of 'Bij de klant' kan zijn). Dit veld geeft aan welke vestiging er standaard gekozen is tijdens het plannen. Uiteraard kan hiervan afgeweken worden.

      Configuratie optie
      De optie 'Standaard vestiging' is alleen beschikbaar indien er gebruik gemaakt wordt van de module 'Planning'.

  3. Klik op Volgende om de invoer te bevestigen en door te gaan naar de volgende stap.

Stap 4 - Functie en contractgegevens

  1. Je bent nu in stap 4 'Functie en contractgegevens' gearriveerd. Het onderstaande scherm wordt getoond:

    2. Medewerker Toevoegen 7

    Figuur 7. Medewerker Toevoegen 7
  2. Vul het formulier in met de volgende velden:
    • Startdatum *
      Dit is de startdatum waarop de medewerker start met de nieuwe functie. Standaard wordt hier de eerder ingevulde datum 'Datum indienst' getoond.
    • Datum uitdienst (medewerker werkt t/m deze datum)
      Indien de einddatum van de functie al bekend is kan deze hier verwerkt worden.
    • Reden benoeming
      Kies hier (eventueel) de reden van de benoeming. Bijvoorbeeld 'Extern ingestroomd'). De redenen van benoeming worden onderhouden in Reden Benoeming.
    • Functie *
      Selecteer de functie of functie-alias van de medewerker. De beschikbare functies (en eventueel gekoppelde functie-aliassen) worden onderhouden in Functies.
    • Proeftijd? *
      Stel hier de proeftijd in indien deze van toepassing is.
    • Contracttype *
      Kies het contracttype van deze medewerker. Er is standaard keuze uit:
      • Bepaalde tijd
        Vul de start- en einddatum in
      • Onbepaalde tijd
        Vul de startdatum in
      • Uitzendkracht
        Vul de startdatum in, de uitzend- of detacheringsorganisatie en het afgesproken uurtarief. Uitzend- of detacheringsorganisaties worden in Externe Bedrijven onderhouden.
      • Stage
        Vul de start- en einddatum in
      • Inleen via moederbedrijf
        Vul de startdatum in, de uitzend- of detacheringsorganisatie en het afgesproken uurtarief. Uitzend- of detacheringsorganisaties worden in Externe Bedrijven onderhouden.
      • Project
        Vul de startdatum in
    • ArbeidsrelatieKies uit: Arbeidsovereenkomst of Stageovereenkomst
    • Arbeidsduur in uren p/w
      De overeengekomen contracturen per week. Dit zijn de minimale uren. Wordt de medewerker aangesteld met een min-max overeenkomst? Vul dan ook de maximale contracturen in.
    • Reden contract
      Kies hier (eventueel) de reden van de aanstelling. Bijvoorbeeld 'vervanging langdurig verzuim'). De redenen van contract worden onderhouden in Reden Contract.
    • Bedrag (bruto, fulltime)
      Vul het bruto fulltime salaris in

      Configuratie optie
      De optie 'Bedrag' is alleen beschikbaar indien er gebruik gemaakt wordt van de module 'Salaris'.

    • Periode eenheid
      Voor welke salarisperiode is het salaris van toepassing. (Kies uit: Dag, Jaar, Kwartaal, Maand, Periode (4 weken), Uren, Weken)

      Configuratie optie
      De optie 'Periode eenheid' is alleen beschikbaar indien er gebruik gemaakt wordt van de module 'Salaris'.

    • Salarisschaal
      Kies de salarisschaal van de medewerker.

      Configuratie optie
      De optie 'Salarisschaal' is alleen beschikbaar indien er gebruik gemaakt wordt van de module 'Overwerk'.

    • Opmerking
      Ruimte voor het noteren van een opmerking.
  3. Klik op Volgende om de invoer te bevestigen en door te gaan naar de volgende stap.

Stap 5 - Standaard werktijden

  1. Je bent nu in stap 5 'Standaard werktijden' gearriveerd. Het onderstaande scherm wordt getoond:

    Achtergrondinformatie
    Standaard werktijden zijn de normale verdeling van de contracturen (arbeidsduur) van de medewerker. Wanneer een parttimer een arbeidsduur van 24 uur heeft en normaal gesproken op maandag, dinsdag en donderdag werkt; is dit hier in te richten.
    De standaard werktijden kennen (eventueel een repeterend karakter. Bijvoorbeeld een 2-wekelijkse cyclus (even en oneven weken). Zo kan de medewerker in de oneven week 20 uur werken en de even week 28. Gemiddeld is dit 24 uur (conform contract).
    Standaard werktijden dienen altijd de arbeidsduur van de medewerker te vertegenwoordigen.

    Configuratie optie
    De informatie uit de standaard werktijden wordt gebruikt voor:
    • Alleen module Verlof:
      Bepaling van de hoeveelheid af te boeken verlofuren bij een nieuwe verlofaanvraag
    • Alleen module Planning:
      Bepaling van de hoeveelheid overuren op basis van de planning. Per dag wordt er door de tool gekeken wat de medewerker volgens contract zou werken en wat er daadwerkelijk gepland is.
    • Module Urenregistratie (al dan niet in combinatie met andere modules):
      Bepaling van de hoeveelheid overuren op basis van de Urenregistratie. Per dag wordt er door de tool gekeken wat de medewerker volgens contract zou werken en wat er daadwerkelijk verantwoord is.

    Configuratie optie
    Inrichting van de standaard werktijden kan op twee manieren ingesteld zijn. Dit is afhankelijk van de afgesproken inrichting voor jouw organisatie. De standaard werktijden worden aangeboden voor de registratie van de:
    1. start- en eindtijd, of de,
    2. te werken uren per dag
    1. Standaard werktijden o.b.v. start- en eindtijd
      Deze optie wordt met name gebruikt in relatie met de module 'Uren verantwoording' en wanneer er op basis van de verantwoorde uren de salarissen worden betaald.
      Door deze nauwkeurige notatie van de standaard werktijden biedt dit veel meerwaarde voor 'Verlof', 'Verzuim' en de bepaling van de exacte overuren.
    2. Standaard werktijden o.b.v. te werken uren per dag
      Deze optie wordt met name gebruikt in relatie met de module 'Uren verantwoording' zonder dat er op basis van de verantwoorde uren de salarissen worden betaald. Deze meer globale notatie van de standaard werktijden geeft beperkte voordelen voor 'Verlof', 'Verzuim' en de bepaling van de exacte overuren.
      Het verschil tussen beide opties zit 'm vooral in de nauwkeurigheid. De tool kan bij de tweede optie niet bepalen hoeveel verzuimuren er zijn wanneer iemand zich om 15:00 uur ziekmeldt. Bij de eerste optie is dat veel nauwkeuriger, namelijk van 15:00 uur tot eindtijd.

  2. Vul het formulier in met de volgende velden:
    • Standaard werktijden o.b.v. start- en eindtijd

      Medewerker Toevoegen 10

      Figuur 8. Medewerker Toevoegen 10
      Vul het formulier in met de volgende velden:
      • Werkdag
        Vink aan of deze dag voor de medewerker een vaste werkdag is.

      • Start- en eindtijd
        Bewerk de tijden totdat de gewenste aanwezigheidsduur bereikt is.

      • Pauze
        Geef aan of er rekening gehouden moet worden met een pauze.

      • Totaal
        De totaal netto werktijd voor deze dag. Dit is Eindtijd - Starttijd - Pauzetijd.

      Wissel rechts bovenin met de pijltjes tussen de weken van de cyclus van de standaard werktijden.

    • Standaard werktijden o.b.v. de te werken uren per dag

      Medewerker Toevoegen 11

      Figuur 9. Medewerker Toevoegen 11
      Vul het formulier in met de volgende velden:
      • Aantal uur
        Vul de netto uren die deze medewerker die dag werkt NA aftrek van pauze.
  3. Klik op Volgende om de invoer te bevestigen en door te gaan naar de volgende stap.

Stap 6 - Arbodienst

  1. Je bent nu in stap 6 'Arbodienst' gearriveerd.

    Configuratie optie
    De stap 'Arbodienst' is alleen beschikbaar indien er gebruik gemaakt wordt van door HRvan.nu ondersteunde Arbodiensten.

    Achtergrondinformatie
    Deze stap zorgt ervoor dat na het afsluiten van de wizard 'Nieuwe medewerker' de Arbodienst op de hoogte wordt gesteld, middels e-mail, met de noodzakelijke gegevens.

    Het onderstaande scherm wordt getoond:

    Medewerker Toevoegen 12

    Figuur 10. Medewerker Toevoegen 12
  2. Vul het formulier in met de volgende velden:
    • Breng op de hoogte
      Ja, als de medewerker direct aangemeld dient te worden
      Nee, als de medewerker niet aangemeld dient te worden

  3. Klik op Volgende om de invoer te bevestigen en door te gaan naar de volgende stap.

Stap 7 - Documenten

  1. Je bent nu in stap 7 'Documenten' gearriveerd.

    Configuratie optie
    De stap 'Documenten' is alleen beschikbaar indien er gebruik gemaakt van de module 'Dossier'.

    Het onderstaande scherm wordt getoond:

    Medewerker Toevoegen 14

    Figuur 11. Medewerker Toevoegen 14
  2. Vul het formulier in met de volgende velden:
    • Klik op 'Toevoegen'
      Klik op 'Toevoegen' om een documentsjabloon te selecteren die gegenereerd en gevuld dient te worden met medewerker gegevens. Te denken valt aan een aanstellingsbrief of arbeidsovereenkomst.
      • Koptekst
        Kies het koptekstsjabloon wat bovenaan het te genereren document geplaatst moet worden.
      • Sjabloon
        Kies het documentsjabloon.
      • Voettekst
        Kies het voettekstsjabloon wat onderaan het te genereren document geplaatst moet worden.
      Herhaal deze stappen totdat alle documentsjablonen zijn gekozen.

  3. Klik op Opslaan om de invoer te bevestigen en door te gaan naar de volgende stap.

Klaar

Je hebt de wizard 'Nieuwe medewerker' nu succesvol doorlopen. De nieuwe medewerker is ingevoerd en verwerkt in de tool.