Vestigingen beheren

In het menu-item Instellingen » Vestigingen zijn de locaties te onderhouden waar de organisatie gevestigd is. Deze locaties worden ingezet als standplaats en (voorkeurs-) vestiging waarop gepland kan worden.

De volgende kolommen worden getoond:

1. Status
   Geeft aan of deze vestiging actief is.
2. Code
   De door je organisatie gehanteerde afkorting (locatiecode) in van deze vestiging.
3. Rol
   De naam van de locatie. Zoals 'Hoofdkantoor', 'Servicekantoor' of 'Productielocatie'.
4. Virtueel
   Dit geeft aan of het een virtuele werkplek is.

Op de pagina vestigingenbeheer zijn de volgende opties mogelijk:

• Vestiging toevoegen
• Vestiging wijzigen
• Vestiging verwijderen

Vestiging toevoegen

Ga naar het scherm 'Vestigingenbeheer'

1. Klik op de knop Toevoegen om een Vestiging toe te voegen. Het volgende scherm verschijnt:
   
   
   

   ---

   Figuur 2. Vestiging Toevoegen

2. Vul het formulier in met de volgende velden:
   • Status
     Hiermee is de status van de vestiging te onderhouden. Een inactieve vestiging kan niet gebruikt worden in de tool.
   • Code
     Voer de door je organisatie gehanteerde afkorting (locatiecode) in van deze vestiging.
   • Naam
     De naam van de locatie. Zoals 'Hoofdkantoor', 'Servicekantoor' of 'Productielocatie'.
   • Straat, postcode en plaats
     Het adres van deze vestiging.
   • Klokapparaten
     Voer de door jouw organisatie gehanteerde afkorting in van deze activiteit categorie.
     
     

     Configuratie optie

     De optie 'Klokapparaten' is alleen beschikbaar indien met fysieke klok functie (uren klokken middels fysieke prikklokken op locatie) wordt gewerkt.

     
     
   • Bestaand klokapparaat koppelen aan een nieuwe vestiging
     Wanneer er een klokapparaat beschikbaar is, is deze te koppelen aan een vestiging. Vink onder 'Beschikbare apparaten' het juiste klokapparaat aan. Na het opslaan (stap 3) is het klokapparaat gekoppeld aan deze vestiging.
     
     

     Achtergrondinformatie

     Een klokapparaat dient door de leverancier van het klokapparaat ingesteld te worden. Wanneer deze beschikbaar is binnen het lokale netwerk wordt deze automatisch beschikbaar gesteld.

     
     
   • Virtueel
     Dit geeft aan of het een virtuele werkplek is. Mogelijkheden zijn:
     • Flexibele vestiging voor afspraken
       
       

       Configuratie optie

       De betekenis van dit vinkje in de zin van een flexibele afspraaklocatie is alleen beschikbaar indien er gebruik gemaakt wordt van de optie 'Afspraken' als aanvulling op de module 'Planning'.

       
       

       Normaal gesproken wordt er ruimte voor een afspraak gezocht op een bepaalde vestiging (op verzoek van de klant). De tool zoekt dan naar beschikbare medewerkers die gepland zijn op die vestiging.

       Sommige medewerkers hebben echter geen 'vaste' vestiging en hebben meer een 'vliegende keep' rol. Wanneer deze medewerkers gepland zijn op een 'virtuele' vestiging zal de tool deze medewerkers tonen bij de afspraaksuggesties, ook al wordt er specifiek gezocht op een andere locatie.

     • Thuiswerkplek
       
       

       Configuratie optie

       Wordt er geen gebruik gemaakt van de optie 'Afspraken' als aanvulling op de module 'Planning' dan geldt een 'virtuele' vestiging als 'thuiswerkplek' en zal de tool bijvoorbeeld voor de dagen dat een medewerker hierop gepland is, geen woon-werkverkeer- of lunchvergoeding toekennen.

       
       
   • Openingstijden
     
     

     Configuratie optie

     De optie 'Openingstijden' is alleen beschikbaar indien er gebruik gemaakt wordt van de optie 'Afspraken' als aanvulling op de module 'Planning'.

     
     Wanneer er voor de optie 'Afspraken' als aanvulling op de module 'Planning' door de tool naar afspraaksuggesties wordt gezocht, wordt er rekening gehouden met de openingstijden van een vestiging. Deze worden hier vastgelegd.
   • Spreekkamers aanwezig
     
     

     Configuratie optie

     De optie 'Spreekkamers aanwezig' is alleen beschikbaar indien er gebruik gemaakt wordt van de optie 'Afspraken' als aanvulling op de module 'Planning'.

     
     Hiermee wordt aangegeven of deze vestiging de beschikking heeft over spreekkamers om afspraken met klanten in te plannen. Dit is vereist om een afspraak te plannen
   • Minimumbezetting
     Hier voer je de minimum bezetting in.
     
     

     Configuratie optie

     Wanneer je bedrijf geen gebruik maakt van de module 'Planning' is het niet mogelijk om deze optie te gebruiken.

     
     
3. Klik op Opslaan om de invoer te bevestigen.

Vestiging wijzigen

Ga naar de te wijzigen vestiging in het scherm ‘Vestigingen’

1. Selecteer de te wijzigen vestiging in het scherm Vestigingen. Kies vervolgens voor de optie Wijzigen.
2. Het volgende scherm verschijnt. Pas hier de gewenste gegevens aan. Zie Vestiging toevoegen voor uitleg over de velden.
   
   

   ---

   Figuur 3. Vestiging Wijzigen

3. Klik op Opslaan om de invoer te bevestigen.

Vestiging van een klokapparaten wijzigen

Ga naar de vestiging in het scherm 'Vestigingen' waarvan je de klokapparaten wilt beheren (zie Vestigingen voor de route naar dit scherm). Zie Vestiging toevoegen voor uitleg over de velden.

1. Selecteer de te wijzigen vestiging in het scherm Vestigingen. Kies vervolgens voor de optie Wijzigen.
2. Het detailscherm scherm verschijnt. Pas hier de gewenste gegevens aan. Zie Vestiging toevoegen voor uitleg over de overige velden.
   
   • Bestaand klokapparaat bij een vestiging raadplegen
     Open de vestiging waaraan je het klokapparaat wilt raadplegen.
     Onder het kopje 'Klokapparaten gekoppeld aan vestiging' zijn de gekoppelde klokapparaten te zien.
   
   
   • Nieuw klokapparaat koppelen aan een vestiging
     Wanneer er een nieuwe klokapparaat in gebruik genomen wordt dient deze door de leverancier ingesteld te worden. Wanneer dat het geval is verschijnt dit nieuwe klokapparaat onder het kopjes 'Beschikbare klokapparaten' bij iedere vestiging in 'Vestigingenbeheer'.
     Open de vestiging waaraan je een klokapparaat wilt koppelen. Vink onder 'Beschikbare klokapparaten' het juiste klokapparaat aan en klik onderin het scherm op 'Opslaan'. Het klokapparaat is nu gekoppeld aan deze vestiging.
   
   
   • Bestaand klokapparaat bij een vestiging ontkoppelen
     Open de vestiging waarvan je het klokapparaat wilt ontkoppelen, bijvoorbeeld na een verhuizing.
     Onder het kopje 'Klokapparaten gekoppeld aan vestiging' zijn de gekoppelde klokapparaten te zien. Vink het klokapparaat aan die je wilt ontkoppelen en klik onderin het scherm op 'Opslaan'. Het klokapparaat is nu ontkoppeld aan deze vestiging.
   
   
   • Bestaand klokapparaat koppelen aan een nieuwe vestiging
     Wanneer er een klokapparaat ontkoppeld is en daardoor niet meer gekoppeld aan een vestiging, is deze te koppelen aan een andere vestiging.
     Open de vestiging waaraan je het klokapparaat wilt koppelen. Vink onder 'Beschikbare klokapparaten' het juiste klokapparaat aan en klik onderin het scherm op 'Opslaan'. Het klokapparaat is nu gekoppeld aan deze vestiging.
   
   
3. Klik op Opslaan om de invoer te bevestigen.

Vestiging verwijderen

Ga naar de te verwijderen vestiging in het scherm Vestigingenbeheer (zie Vestigingen voor de route naar dit scherm).

1. Selecteer de te verwijderen vestiging in het scherm 'Vestigingenbeheer'.
2. Kies vervolgens voor de optie Verwijderen. De volgende melding verschijnt:
   
   
   

   ---

   Figuur 4. Vestiging Verwijderen

3. Klik op OK in de pop-up om de mutatie te bevestigen.