Gebruikersbeheer

Gebruikers beheren

Het beheer van gebruikers en rechten binnen HRvan.nu. Alle medewerkers hebben één of meerdere rollen met bijbehorende rechten.

Bij een 'indienst' wordt al gevraagd om de rol van de medewerker, of deze leidinggevende is en wat de inloggegevens zijn. Het kan zijn dan later wijzigingen hierop vereist zijn of dat een andere verfijning noodzakelijk is. Dit is mogelijk in het onderdeel: 'Gebruikersbeheer'.

In het menu-item Instellingen » Gebruikersbeheer zijn de gebruikers te beheren.

Alle medewerkers die in de tool zijn opgenomen zijn in 'Gebruikersbeheer' vermeld.

De volgende kolommen worden getoond:

• Pers. Nr
  Dit is het personeelsnummer van de medewerker.
• Naam medewerker
  Dit is de naam van de medewerker
• Rol
  Dit is de standaard rol van de medewerker. Bijvoorbeeld: Medewerker, HR-Medewerker of Controller.
• Leidinggevende
  Deze kolom geeft aan of deze medewerker leidinggevende is.
• Roosterplanner
  Deze kolom geeft aan of deze medewerker roosterplanner is
  
  

  Configuratie optie

  De optie 'Roosterplanner' is alleen beschikbaar indien er gebruik gemaakt wordt van de module 'Planning'.

  
  
• Verlofplanner
  Deze kolom geeft aan of deze medewerker verlofplanner is.
  
  

  Configuratie optie

  De optie 'Verlofplanner' is alleen beschikbaar indien er gebruik gemaakt wordt van de module 'Verlof'.

  
  

Gebruiksinstellingen wijzigen

Ga naar de medewerker waarvan de rechten of rollen onderhouden dienen te worden in het scherm 'Gebruikersbeheer'. Klik op de in te stellen medewerker en kies vervolgens voor de optie Wijzigen.

1. Om de gebruiksinstellingen van een medewerker aan te passen, selecteer je een medewerker en kies je voor Wijzigen. Het volgende scherm wordt getoond:
   
   
   

   ---

   Figuur 2. Gebruikersbeheer Wijzigen



2. Dit scherm bevat de volgende velden en kunnen hier worden aangepast:
   1. Personeelsnummer
      Het personeelsnummer.
      Dit kan hier niet worden onderhouden maar bij de betreffende medewerker (Zie Algemene gegevens muteren).
   2. Medewerker
      Weergave van de naam van de medewerker.
      Dit kan hier niet worden onderhouden maar bij de betreffende medewerker (Zie Algemene gegevens muteren).
   3. Inloggen
      Aanduiding of de medewerker (hierna: gebruiker) mag inloggen ofwel zelf gebruik mag maken van HRvan.nu.
      
      

      Achtergrondinformatie

      Afhankelijk van de gekozen inrichting binnen jouw organisatie hebben gebruikers op een bepaalde manier toegang tot de tool. Standaard wordt uitgegaan van handmatig inloggen. Gebruiker typen daarvoor hun gebruikersnaam en wachtwoord in. Het kan ook zijn dat gebruikers automatisch worden ingelogd of eerst via een ander portaal moeten inloggen alvorens men toegang verkrijgt tot de tool. Raadpleeg je applicatiebeheerder indien je twijfelt over de manier waarop je toegang wordt verleend en daarmee of er een gebruikersnaam en/of wachtwoord ingesteld dient te worden.

      
      
      • Handmatig inloggen: Inlognaam
        Indien gebruikers handmatig inloggen; geef hiertoe een unieke gebruikersnaam op. Bijvoorbeeld de eerste 4 karakters van de achternaam gevolgd door een cijfer of het gedeelte van het mailadres voor het @.
      • Handmatig inloggen: Wachtwoord
        Dit is van toepassing indien er ook een handmatige gebruikersnaam is gekozen.
   4. Beheer klokapparaten
      Deze optie geeft aan of de gebruikers de de softklok functie kan onderhouden.
      
      

      Configuratie optie

      Deze optie is alleen beschikbaar indien er gewerkt wordt met de softklok functie (uren klokken via de iPad interface).

      
      
   5. Badges voor klokapparaat
      
      
      

      ---

      Figuur 3. Gebruikersbeheer Badge kiezen

      
      

      Configuratie optie

      De optie 'Badges voor klokapparaat' is er gewerkt wordt met de fysieke klok functie (uren klokken middels fysieke prikklokken op locatie).

      
      
      • Bestaande badge bij een medewerker raadplegen
        Open het gebruikersbeheerprofiel van de medewerker waaraan je de badge wilt raadplegen.
        Onder het kopje 'Badges gekoppeld aan medewerker' zijn de gekoppelde badge(s) te zien.
      • Nieuwe badge koppelen aan een medewerker
        Wanneer er een nieuwe badge in gebruik genomen wordt dient deze eenmalig ergens op een prikklok gebruikt te worden. Wanneer dat het geval is verschijnt deze nieuwe badge onder het kopjes 'Beschikbare badges' bij iedere medewerker in 'Gebruikersbeheer'.
        Open het gebruikersbeheerprofiel van de medewerker waaraan je deze badge wilt koppelen. Vink onder 'Beschikbare badges' de juiste badge aan en klik onderin het scherm op 'Opslaan'. De badge is nu gekoppeld aan deze medewerker.
      • Bestaande badge bij een medewerker ontkoppelen
        Open het gebruikersbeheerprofiel van de medewerker waaraan je de badge wilt ontkoppelen, bijvoorbeeld na een uitdienst.
        Onder het kopje 'Badges gekoppeld aan medewerker' zijn de gekoppelde badge(s) te zien. Vink de badge aan die je wilt ontkoppelen en klik onderin het scherm op 'Opslaan'. De badge is nu ontkoppeld aan deze medewerker.
      • Bestaande badge koppelen aan een nieuwe medewerker
        Wanneer er een badge ontkoppeld is en daardoor niet meer gekoppeld aan een medewerker, is deze te koppelen aan een andere medewerker.
        Open het gebruikersbeheerprofiel van de medewerker waaraan je de badge wilt koppelen. Vink onder 'Beschikbare badges' de juiste badge aan en klik onderin het scherm op 'Opslaan'. De badge is nu gekoppeld aan deze medewerker.
   6. Rol
      De selectie van de basis rol van de gebruiker. De rollen worden onder het kopje Rollen hieronder besproken.
      
      

      Achtergrondinformatie

      HRvan.nu kent meerdere basisrollen: Medewerker HR-medewerker Controller Los van deze basis rol kan de medewerker aanvullende rechten krijgen: Leidinggevende Roosterplanner Verlofgoedkeurder Dit komt tot uiting in de volgende voorbeelden: Zo kan een medewerker ook de verlofaanvragen van de afdeling beoordelen. De rol is 'medewerker' en als extra recht: 'Verlofgoedkeurder'. Een HR-medewerker kan ook leidinggevende zijn (Manager HR). De rol is 'HR-medewerker' en als extra recht: 'Leidinggevende'. Wil je meer weten over wat een rol precies inhoud en wat de betreffende personen dan mogen? Lees dan: 'Rollen'.

      
      
   7. Als de rol HR-medewerker is:
      Wanneer een gebruiker de rol van HR-medewerker krijgt, zijn er de volgende aanvullende opties beschikbaar:
      
      • Functieprofielen beheren
        Als deze HR-medewerker ook de functieprofielen mag onderhouden dient deze optie aan te staan.
      • Functie in contract muteren
        Wijzigingen in functies, contractduur en arbeidsduur dienen gemuteerd te worden in de wizard 'Contractwijziging'. In sommige gevallen is een directe mutatie beter. (Raadpleeg hiervoor de applicatiebeheerder) In dat geval kan je dit vinkje aanzetten voor deze HR-medewerker.
        
        

        Achtergrondinformatie

        Handmatige contractmutaties kunnen leiden tot verkeerde verlofsaldo's, onterechte uitbetalingen etc. Raadpleeg altijd de applicatiebeheerder wanneer je een dergelijke mutatie wilt uitvoeren en controleer de mutatie achteraf.

        
        
      • Verantwoordelijk voor
        Indien er meerdere organisaties in deze instantie van de tool zijn opgenomen is hier aan te geven voor welke organisatie deze HR-medewerker rechten heeft.
      • HR-advies
        Hiermee geef je aan of de HR-medewerker meer een HR-advies rol heeft.
        
        

        Achtergrondinformatie

        HRvan.nu kent een onderscheid tussen de HR-medewerker en de HR-adviseur. HR-medewerkers ontvangen alle operationele HR-acties. HR-adviseurs ontvangen deze ook, echter niet standaard. De HR-adviseurs (HR-advies = JA) ontvangen acties vanuit de Wet van Poortwachter die daartoe zijn aangemerkt. De re-integratie acties worden toegewezen aan een verantwoordelijke, deze verantwoordelijke kan dus HR-advies zijn. De andere acties worden door de HR-medewerker uitgevoerd en niet door een medewerker met HR advies rechten. Een actie vanuit de re-integratie toewijzen aan HR-advies kan via menu-item: 'Instellingen' » 'Re-integratie acties'.

        
        
   8. Leidinggevende
      Aanduiding of de gebruiker leidinggevende is.
   9. Tekenbevoegdheid declaraties
      Indien de gebruiker een leidinggevende is, is in te stellen of deze persoon tekenbevoegdheid heeft voor het accorderen van declaraties.
      
      

      Configuratie optie

      De optie 'Tekenbevoegdheid declaraties' is alleen beschikbaar indien er gebruik gemaakt wordt van de module 'Declaratie'.

      
      

      De tekenbevoegdheid voor de declaraties kan zijn:

      • Geen
        Deze leidinggevende mag geen declaraties accorderen.
      • Gelimiteerd
        Deze leidinggevende mag declaraties accorderen tot het ingestelde bedrag.
      • Ongelimiteerd
        Deze leidinggevende mag declaraties accorderen ongeacht de hoogte van het gedeclareerde bedrag.
   10. Geeft leiding over de groep(en)
       De organisatorische eenheid of eenheden (team, afdeling, organisatie etc) waartoe deze leidinggevende rechten heeft.
       1. Klik op 'Toevoegen' om een organisatorische eenheid te selecteren waarover deze leidinggevende leiding geeft.
       2. Kies de afdeling uit het uitklap menu
          
          
          

          ---

          Figuur 4. Gebruikersbeheer Team Kiezen

   11. Instellingen
       Geef hier aan of de standaard rechten van deze leidinggevende ingeperkt dienen te worden door:
       
       • Toegang tot het digitaal dossier (Dossier) te blokkeren
         
         

         Configuratie optie

         De optie 'Blokkeer toegang tot documenten' is alleen beschikbaar indien er gebruik gemaakt wordt van de module 'Dossier'.

         
         
       • Toegang tot de vastgelegde arbeidsvoorwaarden (Benefit) te blokkeren
         
         

         Configuratie optie

         De optie 'Blokkeer toegang tot arbeidsvoorwaarden' is alleen beschikbaar indien er gebruik gemaakt wordt van de module 'Benefit'.

         
         
   12. Roosterplanner
       Aanduiding of de gebruiker roosterplanner is.
   13. Mag zichzelf plannen
       Aanduiding of de gebruiker ook zijn/haar eigen rooster mag opstellen en aanpassen.
   14. Plannen binnen de groep(en)
       De organisatorische eenheid of eenheden (team, afdeling, organisatie etc) waartoe deze roosterplanner planrechten heeft. Leidinggevend recht is hiertoe NIET vereist.
       
       

       Configuratie optie

       De optie 'Roosterplanner' is alleen beschikbaar indien er gebruik gemaakt wordt van de module 'Planning'.

       
       
       • Klik op 'Toevoegen' om een organisatorische eenheid te selecteren waarover deze Roosterplanner roosters maakt.
       • Kies de afdeling uit het uitklap menu zoals omschreven onder punt 10.2: 'Kies de afdeling uit het uitklap menu'
         
         
         

         ---

         Figuur 4. Gebruikersbeheer Team Kiezen

   15. Verlofplanner
       Aanduiding of de gebruiker verlofgoedkeurder is.
   16. Verlof plannen binnen de groep(en)
       De organisatorische eenheid of eenheden (team, afdeling, organisatie etc) waartoe deze verlofplanner goedkeurrechten heeft. Leidinggevend recht is hiertoe NIET vereist.
       
       

       Configuratie optie

       De optie 'Verlofplanner' is alleen beschikbaar indien er gebruik gemaakt wordt van de module 'Verlof'.

       
       
       • Klik op 'Toevoegen' om een organisatorische eenheid te selecteren waarover deze Verlofplanner het verlof accordeert.
       • Kies de afdeling uit het uitklap menu zoals omschreven onder punt 10.2: 'Kies de afdeling uit het uitklap menu'
         
         
         

         ---

         Figuur 4. Gebruikersbeheer Team Kiezen

Rollen

In de toepassing zijn de volgende rollen beschikbaar voor een gebruiker:

1. Medewerker
2. HR-medewerker/Beheerder
3. Controller

1. Medewerker
   Alle gebruikers zijn medewerkers. Dit staat los van hoe de betreffende persoon verbonden is aan de organisatie (zoals dienstverband, uitzendkracht, zzp'er, gedetacheerde, projectovereenkomst etc).
   Zij kunnen daarbij additionele rechten hebben zoals leidinggevende, roosterplanner en/of verlofplanner.


2. HR-medewerker/Beheerder
   Dit zijn in feite de beheerders. Zij kunnen alle instellingen beheren en alle gegevens van alle medewerkers opvragen en muteren. Zo ook de planning, het verlof etc.
   Een HR-medewerker kan daarbij additionele rechten hebben zoals leidinggevende, roosterplanner en/of verlofplanner van bijvoorbeeld de eigen afdeling.


3. Controller
   De controller is een medewerker van de afdeling 'Finance' en/of 'Control', deze medewerker krijgt bijvoorbeeld een actie om declaraties te controleren en heeft rechten om bepaalde rapportages uit te draaien. Deze medewerker heeft inzage in selectieve gegevens van gebruikers en heeft geen bewerkingsrechten. Verzuimgegevens en het digitale dossier van medewerkers zijn niet voor Controllers inzichtelijk.
   Een Controller kan daarbij additionele rechten hebben zoals leidinggevende, roosterplanner en/of verlofplanner van bijvoorbeeld de eigen afdeling. Voor deze medewerkers heeft de controller dan meer rechten.