Automatische urenverantwoording

De module Planning kan als voeding dienen voor de module Urenregistratie. Dagelijks worden de geplande uren (zowel aan- als afwezigheidsuren) overgenomen in de Urenregistratie. Dit gebeurt iedere nacht over de uren van de vorige dag.

Uren automatisch overnemen uit de planning

Deze uren worden overgenomen uit de planning. Ze worden in de Urenregistratie opgeslagen en hebben status ‘Opgeslagen’

Automatisch verantwoorde uren bewerken

De medewerker, teamleider etc. kan in de Urenverantwoording deze registraties controleren en eventueel de gerealiseerde afwijkingen verwerken. Denk daarbij aan:

• Eerder / later begonnen / geëindigd
• Onverwacht ziek, verlof of bijzonder verlof

Deze uren moeten worden ‘Ingediend’ door de medewerker. De teamleider kan vervolgens deze geregistreerde afwijking beoordelen (goed- of afkeuren).

Automatisch goedkeuren

Na verloop van tijd (standaard 8 kalenderdagen, maar kan op basis van de gekozen inrichting afwijken) worden de uren automatisch goedgekeurd en krijgen de status ‘Goedgekeurd’. Immers; als de gewenste realisatie (planning) ook gerealiseerd is, is dat dus wenselijk. En daarmee worden de uren terecht goedgekeurd.

De in de vorige paragraaf vastgelegde afwijkingen worden nooit automatisch goedgekeurd en altijd ter goedkeuring aangeboden.

Feestdagen

Feestdagen zijn een uitzondering op basisregels. We hebben getracht hiervoor een simpel model op te zetten. Dit werkt als volgt:

1. Bepaling wie er feestdagen uitbetaald krijgt
   De standaard werktijden geven aan of iemand een bepaalde dag als standaard werkdag heeft.
   Wanneer de medewerker normaal op maandagen werkt en op tweede paasdag verplicht vrij is, krijgt deze medewerker deze uren wel uitbetaald. De uren vanuit de standaard werktijden worden geboekt als urencorrectie bij de medewerker.
   Voorbeeld: Werkt iemand volgens standaard werktijden tussen 08:30 en 17:00 uur minus 00:30 pauze met een dagwaarde van 08:00 uur; dan krijgt de medewerker een positieve correctie van 08:00 uur geboekt.


2. Bepaling wie er moet werken
   De planning geeft aan of iemand die dag ook feitelijk moet werken.
   Wanneer een medewerker ook daadwerkelijk moet werken krijgt deze de geplande uren + feestdagentoeslag uitbetaald. Dus als de medewerker 8 uur gepland is en er is een feestdagentoeslag van 150%; dan krijgt de medewerker 8 uur à 150% = 12 uur waarde geboekt in de Urenregistratie.

Als schema ziet dit er als volgt uit:

Om te voorkomen dat alle medewerker 'uitgeplant' moeten worden op feestdagen worden de planningen van medewerkers die afkomstig zijn uit het planningssjabloon; automatisch leeggemaakt. Handmatig opgestelde planningen blijven behouden. Aanwezig op feestdag is dus de afwijking.

In de praktijk betekent dit het volgende in de volgende scenario's:

1. Medewerker heeft verlof
   Verlof wordt geboekt o.b.v. de planning. Standaard worden planningen leeggemaakt voor feestdagen en wordt er dus niets geboekt.
   Dus als er wel een planning op een feestdag is (wat alleen mogelijk is indien er een handmatige planning is opgesteld) worden er verlofuren geboekt. Deze uren worden uitbetaald en aan de andere kant ingehouden van het verlofsaldo.


2. Medewerker heeft bijzonder verlof
   
   • Betaald
     Denk aan zwangerschapsverlof of betaald verlof. Deze uren komen nooit uit de planning maar zijn altijd op basis van de hoeveelheid uren die zijn opgenomen in de aanvraag. De tool kijkt dus niet of er überhaupt een planning was en zal deze uren, feestdag of niet, boeken.
     De correctie, voortvloeiend uit de Standaard werktijden, wordt niet geboekt.
   • Onbetaald
     Denk aan ouderschapsverlof of onbetaald verlof. Deze uren komen nooit uit de planning maar zijn altijd op basis van de hoeveelheid uren die zijn opgenomen in de aanvraag. De tool kijkt dus niet of er überhaupt een planning was en zal deze uren, feestdag of niet, boeken.
     De correctie, voortvloeiend uit de Standaard werktijden, wordt niet geboekt.
   
   
3. Medewerker is ziek
   
   • Tot 4 weken
     Verzuim wordt dagelijks geboekt o.b.v. de planning en die is leeg op feestdagen. Er worden geen gewerkte uren geboekt en alleen de feestdagencorrectie o.b.v. de standaard werktijden.
   • Langer dan 4 weken
     Verzuim wordt dagelijks geboekt o.b.v. de standaard werktijden en die is altijd gevuld, ook op feestdagen.
     De correctie, voortvloeiend uit de Standaard werktijden, wordt niet geboekt.
   
   
4. Medewerker is ziek EN heeft werkhervatting
   
   • Tot 4 weken
     Er worden alleen geplande uren geboekt. Bij werkhervatting worden de verzuimuren achteraf, bij het vastzetten van de periode, bijgeboekt. De correctie, voortvloeiend uit de Standaard werktijden, wordt niet geboekt.
   • Langer dan 4 weken
     Verzuim wordt geboekt o.b.v. de standaard werktijden en die is altijd gevuld, ook op feestdagen. De correctie, voortvloeiend uit de Standaard werktijden, wordt niet geboekt.