Collectief overleg

Collectief Overleg is een functie waarmee jij voor jezelf met anderen een overleg kunt aanvragen. Dit overleg kan periodiek zijn (repeterend). Na goedkeuring worden de deelnemende medewerkers in de Dagplanning gepland op dit overleg.

In activiteit termen is dit een activiteit die wel meetelt als werk maar niet meetelt in de bezetting. De originele planning onder het overleg blijft behouden. Planners of leidinggevenden hebben het recht om een enkel overleg (in een reeks) te annuleren of te verzetten.

Collectief Overlegkaart

Op een ‘lege’ collectief overlegkaart zijn altijd de volgende 3 blokken te zien:

1. Goedgekeurde collectief overleggen
2. Alle openstaande collectief overleggen
3. Alle ingetrokken en afgekeurde collectief overleggen

Wanneer er een goedgekeurde aanvraag aanwezig is (blok 1) worden ook de losse ingeplande Collectief Overleggen weergegeven in een extra blok bovenaan: ‘Komende bijeenkomsten’. Het geheel ziet er dan zo uit:

Collectief Overleg aanvragen

Een medewerker kan verlof aanvragen vanaf de eigen Collectief Overlegkaart.

1. Klik op de knop 'Collectief Overleg Aanvragen' om een nieuwe aanvraag te doen.
   Het volgende scherm verschijnt:
   
   

   ---

   Figuur 2. Collectief Overleg Aanvragen - 1

   
   
2. Geef hier aan om welk 'soort' overleg het gaat. De keuzeselectie is beperkt tot wat de applicatiebeheerder heeft vastgesteld. Zie ook Collectief overlegsoorten.
   Klik op 'Volgende':
   
   

   ---

   Figuur 3. Collectief Overleg Aanvragen - 2

   
   
3. Geef het gespreksonderwerp op en eventueel een nadere omschrijving.
   Klik op 'Volgende':
   
   

   ---

   Figuur 4. Collectief Overleg Aanvragen - 3 - kort

   
   
4. Standaard staat de naam van wiens collectief overlegkaart de aanvraag wordt gedaan in het lijstje met genodigden. Het is dus mogelijk om voor een andere collega een aanvraag in te dienen.
   Als je de aanvraag voor jezelf maakt (via Mijn gegevens » Collectief Overleg, sta je er dus zelf bij.
   Mocht je de aanvraag voor een ander doen en je bent zelf ook deelgenoot, vink dan de optie 'Mijzelf toevoegen als deelnemer' aan.
   
   Extra deelnemers / collega's voeg je door te klikken op 'Toevoegen'. Een popup wordt getoond:
   
   

   ---

   Figuur 5. Collectief Overleg Aanvragen - 3 - Medewerker zoeken 2

   
   Zoek en selecteer de deelnemers voor dit overleg. Klik op 'Selecteren' wanneer je gereed bent. Je komt weer terug in de aanvraag. Klik voor de volgende stap op 'Volgende':
   
   

   ---

   Figuur 6. Collectief Overleg Aanvragen - 4 - kort

   
   
5. Bij de aanvraag kan worden gekozen voor een terugkeerpatroon. De beschikbare opties zijn:
   
   • Geen
     Het betreft een eenmalige en eendaagse aanvraag
   • Wekelijks
     Wekelijks wordt er op één moment een collectief overleg gehouden
   • Wekelijks (meerdaags)
     De aanvraag behelst meerdere momenten in een week. Bijvoorbeeld iedere dinsdag- en donderdagmiddag.
   • Tweewekelijks
     Om de week wordt er op één moment een collectief overleg gehouden
   • Vierwekelijks
     Iedere vier weken wordt er op één moment een collectief overleg gehouden
   • Maandelijks
     Om de maand wordt er op één moment een collectief overleg gehouden
   
   Kies het gewenste terugkeer patroon en klik op 'Volgende':
   
   

   ---

   Figuur 7. Collectief Overleg Aanvragen - 5 - kort

   
   
6. Geef de start- en eindtijd op van het overleg en de dag waarop het plaatsvindt.
   Klik op 'Volgende':
   
   

   ---

   Figuur 8. Collectief Overleg Aanvragen - 6 - kort

   
   
7. Geef het bereik op van het terugkeerpatroon. In relatie van het eerdere voorbeeld is dit van 18-04 tot en met 01-06.
   • Begindatum
     De startdatum van het terugkeerpatroon.
   • Einddatum
     De einddatum van het terugkeerpatroon.
   
   Klik op 'Volgende':
   
   

   ---

   Figuur 9. Collectief Overleg Aanvragen - 7 - kort

   
   
8. De aanvraag laat nu alle toekomstig te plannen collectief overleggen die door indienen en goedkeuren van deze aanvraag gecreëerd worden bij alle deelnemende medewerkers.
   Klik op 'Opslaan':
   
   

   ---

   Figuur 10. Collectief Overleg Aanvragen - 8

   
   
9. Er wordt om een bevestiging gevraagd. Klik op 'OK'. De aanvraag is nu succesvol ingediend.

Collectief Overleg goed- of afkeuren

Voor de goedkeuractie actie wordt een mail verzonden naar de roosterplanner. Vanuit die mail wordt de betreffende actie direct geopend.

Wanneer een medewerker een collectief overlegaanvraag indient, is dit door de roosterplanner te zien in de actielijst:

In de collectief overlegkaart van de medewerker zijn ook alle openstaande aanvragen beschikbaar. Dubbelklik op een openstaande aanvraag om deze te beoordelen.

Collectief Overlegaanvraag inhoudelijk beoordelen

Door één van de twee vorige stappen te doorlopen wordt de collectief overlegaanvraag geopend:

Dit scherm bevat de volgende informatie:

1. Soort verlof
   Het soort Collectief Overleg wat de medewerker wil inplannen. De keuzeselectie is beperkt tot wat de applicatiebeheerder heeft vastgesteld. Zie Collectief overlegsoorten.
2. Onderwerp en omschrijving
   De toelichting van de medewerker.
3. Deelnemers
   Een overzicht van de opgegeven deelnemers van dit overleg. De goedkeurder kan dit aanpassen.
4. Type terugkeerpatroon
   
   • Terugkeer patroon
     De mogelijkheden zijn:
     • Geen
       Het betreft een eenmalige aanvraag
     • Wekelijks
       Wekelijks wordt er op één moment een collectief overleg gehouden
     • Wekelijks (meerdaags)
       De aanvraag behelst meerdere momenten in een week. Bijvoorbeeld iedere dinsdag- en donderdagmiddag.
     • Tweewekelijks
       Om de week wordt er op één moment een collectief overleg gehouden
     • Vierwekelijks
       Iedere vier weken wordt er op één moment een collectief overleg gehouden
     • Maandelijks
       Om de maand wordt er op één moment een collectief overleg gehouden
   • Dag
     In geval van een wekelijks collectief overleg wordt gevraagd op welke dag van de week de medewerker tussen de start- en eindtijd een collectief overleg houdt.
   • Begintijd
     De starttijd van het overleg. Bijvoorbeeld vanaf 13:30 uur.
   • Eindtijd
     De eindtijd van het overleg. Bijvoorbeeld tot 17:00 uur.
   
   
5. Bereik van het terugkeerpatroon
   Dit geeft het bereik aan van het terugkeerpatroon. In relatie van het eerdere voorbeeld is dit van 18-04 tot en met 01-06.
   • Begindatum
     De startdatum van het terugkeerpatroon.
   • Einddatum
     De einddatum van het terugkeerpatroon.
   
   
6. Knop: Bereik van het terugkeerpatroon wijzigen
   Bij het goedkeuren is er de mogelijkheid om de aanvraag aan te passen. Dit kan middels deze knop. Een popup detailscherm wordt weergegeven waarin de wijziging kan worden vastgelegd:
   
   

   ---

   Figuur 14. Collectief Overleg Terugkeerpatroon aanpassen

   
   
7. Samenvatting toekomstig geplande overleggen uit deze reeks
   Weergave van alle toekomstig te plannen bijzonder verlof die door het goedkeuren van deze aanvraag gecreëerd worden.

Vervolgens beoordeelt de leidinggevende de collectief overlegaanvraag. Er is daarin keuze uit:

1. Goedkeuren
   De aanvraag wordt direct geaccordeerd.
2. Afkeuren
   De aanvraag wordt definitief afgekeurd.

Na de beoordeling ontvangt de medewerker een bevestiging per e-mail.