Minimum bezetting instellen

Een minimale bezetting is de minimaal gewenste bezettingsgraad. De module Planning biedt mogelijkheden om de werkelijke planning continu af te wegen aan de ingestelde minimale bezetting.

Soorten minimale bezetting

Een minimale bezetting (en daarmee ook de afweging aan een minimale bezetting) is instelbaar op:

• Aantal medewerkers met een specifieke functie die gepland zijn op een bepaalde activiteit
• Aantal medewerkers met een specifieke functie die gepland zijn op een specifieke vestiging
• Aantal medewerkers van een specifieke afdeling
• Aantal medewerkers van een specifieke afdeling met een specifieke functie die gepland zijn op een bepaalde taak
• Aantal medewerkers van een specifieke afdeling met een specifieke functie die gepland zijn op een bepaalde vestiging
• Aantal medewerkers van een specifieke afdeling met een specifieke functie met een specifieke vaardigheid

Aantal medewerkers met een specifieke functie die gepland zijn op een specifieke activiteit

Doorloop de volgende stappen voor het instellen van een minimale bezetting:

1. Navigeer naar het menu Instellingen » Functiebeheer. Een scherm zoals het volgende wordt weergegeven:
   
   

   ---

   Figuur 1. Functiegebouw beheren

   
   
2. Klik op een functieprofiel en kies voor 'Openen' of 'Wijzigen'. Het volgende scherm wordt weergegeven:
   
   

   ---

   Figuur 2. Functie toevoegen

   
   
3. Klik onderin bij 'Minimale bezetting van activiteiten' op Toevoegen. Het volgende wordt getoond:
   
   

   ---

   Figuur 3. Minimale Bezetting - Functie Activiteit

   
   
4. Vul hier de volgende velden in:
   • Startdatum
     Vanaf wanneer is deze minimale bezetting geldig.
   • Einddatum
     Tot en met wanneer is deze minimale bezetting geldig.
   • Activiteit
     Voor welke activiteit (activiteit) deze minimale bezetting geldt.
   • Minimale bezetting
     Vul op de juiste dagen en tijdstippen het gewenste aantal medewerkers in die minimaal gepland dienen te zijn.
   
   

   Configuratie optie

   De minimale tijdseenheid voor een minimale bezetting is afhankelijk van de gekozen inrichting. De mogelijkheden zijn: per kwartier, half uur of uur.

   
   

   Tip!

   Heb je een getal in een vakje ingevuld, druk dan op de tabtoets. Het getal wordt dan herhaalt in het volgende vakje. Dit versnelt de invoer.

   
   
5. Klik op 'Opslaan' om de invoer te bevestigen.


6. De gerealiseerde minimale bezetting wordt in het Planningsoverzicht getoond met de volgende groepering en filtering:
   
   Optie 1:
   • Groepering, kies uit:
     1. Eerst op Functie
     2. Dan op Activiteit
   • Filtering:
     1. Het in de minimale bezetting gehanteerde Functieprofiel, en/of
     2. De in de minimale bezetting gehanteerde Activiteit
   
   Optie 2:
   • Groepering, kies uit:
     1. Eerst op Activiteit
     2. Dan op Functie
   • Filtering:
     1. Het in de minimale bezetting gehanteerde Activiteit, en/of
     2. De in de minimale bezetting gehanteerde Functieprofiel


7. Voorbeeld van de weergave in het planningsoverzicht:
   
   

   ---

   Figuur 4. Minimale Bezetting - Functie Activiteit - Weergeven

   
   

Aantal medewerkers met een specifieke functie die gepland zijn op een bepaalde activiteit

Doorloop de volgende stappen voor het instellen van een minimale bezetting:

1. Navigeer naar het menu Instellingen » Vestigingen Een scherm zoals het volgende wordt weergegeven:
   
   

   ---

   Figuur 5. Vestiging Overzicht

   
   
2. Klik op een vestiging en kies voor 'Wijzigen'. Het volgende scherm wordt weergegeven:
   
   
   

   ---

   Figuur 6. Vestiging Toevoegen

   
   
3. Klik onderin bij 'Minimale bezetting (per functie)' op 'Toevoegen'. Het volgende wordt getoond:
   
   

   ---

   Figuur 7. Minimale Bezetting - Vestiging Functie

   
   
4. Vul hier de volgende velden in:
   • Startdatum
     Vanaf wanneer is deze minimale bezetting geldig.
   • Einddatum
     Tot en met wanneer is deze minimale bezetting geldig.
   • Functieprofiel
     Voor welk functieprofiel deze minimale bezetting geldt
   • Minimale bezetting
     Vul op de juiste dagen en tijdstippen het gewenste aantal medewerkers in die minimaal gepland dienen te zijn.
   
   

   Configuratie optie

   De minimale tijdseenheid voor een minimale bezetting is afhankelijk van de gekozen inrichting. De mogelijkheden zijn: per kwartier, half uur of uur.

   
   

   Tip!

   Heb je een getal in een vakje ingevuld, druk dan op de tabtoets. Het getal wordt dan herhaalt in het volgende vakje. Dit versnelt de invoer.

   
   
5. Klik op 'Opslaan' om de invoer te bevestigen.


6. De gerealiseerde minimale bezetting wordt in het Planningsoverzicht getoond met de volgende groepering en filtering:
   
   Optie 1:
   • Groepering, kies uit:
     1. Eerst op Functie
     2. Dan op Vestiging
   • Filtering:
     1. Het in de minimale bezetting gehanteerde Functieprofiel, en/of
     2. De in de minimale bezetting gehanteerde Vestiging
   
   Optie 2:
   • Groepering, kies uit:
     1. Eerst op Vestiging
     2. Dan op Functie
   • Filtering:
     1. Het in de minimale bezetting gehanteerde Vestiging, en/of
     2. De in de minimale bezetting gehanteerde Functieprofiel


7. Voorbeeld van de weergave in het planningsoverzicht:
   
   

   ---

   Figuur 8. Minimale Bezetting - Vestiging Functie - Weergeven

   
   

Aantal medewerkers van een specifieke afdeling

Deze minimale bezetting gebruik je als je planningen opstelt waarbij het van belang is dat er een bepaalde hoeveelheid medewerkers aanwezig zijn.

Doorloop de volgende stappen voor het instellen van een minimale bezetting:

1. Navigeer naar het menu Instellingen » Organisatiestructuur. Een scherm zoals het volgende wordt weergegeven:
   
   

   ---

   Figuur 9. Organisatiestructuur beheren

   
   
2. Klik op een organisatie-eenheid waarvoor je een minimale bezetting wilt opgeven en kies voor 'Wijzigen'. Het volgende scherm wordt weergegeven:
   
   

   ---

   Figuur 10. Minimale Bezetting - Afdeling - 1

   
   
3. Klik onderin bij 'Bezetting' op 'Toevoegen'. Het volgende wordt getoond:
   
   

   ---

   Figuur 11. Minimale Bezetting - Afdeling - 2

   
   
4. Vul hier de volgende velden in:
   • Startdatum
     Vanaf wanneer is deze minimale bezetting geldig.
   • Einddatum
     Tot en met wanneer is deze minimale bezetting geldig.
   • Minimale bezetting
     Vul op de juiste dagen en tijdstippen het gewenste aantal medewerkers in die minimaal gepland dienen te zijn.
   
   

   Configuratie optie

   De minimale tijdseenheid voor een minimale bezetting is afhankelijk van de gekozen inrichting. De mogelijkheden zijn: per kwartier, half uur of uur.

   
   

   Tip!

   Heb je een getal in een vakje ingevuld, druk dan op de tabtoets. Het getal wordt dan herhaalt in het volgende vakje. Dit versnelt de invoer.

   
   
5. Klik op 'Opslaan' om de invoer te bevestigen.


6. De gerealiseerde minimale bezetting wordt in het Planningsoverzicht getoond met de volgende groepering en filtering:
   
   Optie 1:
   • Groepering, kies voor:
     1. Afdeling
   • Filtering:
     1. Het in de minimale bezetting gehanteerde Afdeling
   
   Optie 2:
   • Groepering, kies uit:
     1. Eerst op Afdeling
     2. Dan op Functie
   • Filtering:
     1. Het in de minimale bezetting gehanteerde Afdeling, en/of
     2. De in de minimale bezetting gehanteerde Functieprofiel


7. Voorbeeld van de weergave in het planningsoverzicht:
   
   

   ---

   Figuur 12. Minimale Bezetting - Afdeling - Weergeven

   
   

Aantal medewerkers van een specifieke afdeling met een specifieke functie die gepland zijn op een bepaalde taak

Deze minimale bezetting gebruik je als je planningen opstelt waarbij het van belang is dat er een bepaalde hoeveelheid medewerkers met een bepaalde functie aanwezig zijn die iets (een taak) uitvoeren.

Je wilt daarin onderscheid in de te gebruiken functies. Dus bijvoorbeeld 'Functienaam A' en 'Functienaam B' doen wel mee in de afweging aan de minimale bezetting maar 'Teamleiders' niet.

Doorloop de volgende stappen voor het instellen van een minimale bezetting:

1. Navigeer naar het menu Instellingen » Organisatiestructuur. Een scherm zoals het volgende wordt weergegeven:
   
   

   ---

   Figuur 13. Organisatiestructuur beheren

   
   
2. Klik op een organisatie-eenheid waarvoor je een minimale bezetting wilt opgeven en kies voor 'Wijzigen'. Het volgende scherm wordt weergegeven:
   
   

   ---

   Figuur 14. Organisatie-eenheid toevoegen

   
   
3. Klik onderin bij 'Minimale bezetting (Taak / Functie)' op 'Toevoegen'. Het volgende wordt getoond:
   
   

   ---

   Figuur 15. Minimale Bezetting - Afdeling Functie Taak - 1

   
   
4. Vul hier de volgende velden in:
   • Startdatum
     Vanaf wanneer is deze minimale bezetting geldig.
   • Taken binnen de afdeling
     Voor welke taken de minimale bezetting moet gelden. Verplaats deze specifieke taken naar rechts.


5. Klik op 'Verder' om door te gaan. Het volgende scherm wordt getoond:
   
   

   ---

   Figuur 16. Minimale Bezetting - Afdeling Functie Taak - 2

   
   
6. Vul hier de volgende velden in:
   • Dagen van de week
     Navigeer tussen de dagen om per dag een afwijkende minimale bezetting op te geven
   • Geef per tijdstip per functie per taak de gewenste minimale bezetting op (in aantallen medewerkers) die minimaal gepland dienen te zijn.
   
   

   Configuratie optie

   De minimale tijdseenheid voor een minimale bezetting is afhankelijk van de gekozen inrichting. De mogelijkheden zijn: per kwartier, half uur of uur.

   
   

   Tip!

   Heb je een getal in een vakje ingevuld, druk dan op de tabtoets. Het getal wordt dan herhaalt in het volgende vakje. Dit versnelt de invoer.

   
   
7. Klik op 'Opslaan' om de invoer te bevestigen.


8. De gerealiseerde minimale bezetting wordt in het Planningsoverzicht getoond met de volgende groepering en filtering:
   
   Optie 1:
   • Groepering, kies uit:
     1. Eerst op Afdeling
     2. Dan op Functie
     3. En daarna op Taak
   • Filtering:
     1. Het in de minimale bezetting gehanteerde Afdeling, en/of
     2. De in de minimale bezetting gehanteerde Functieprofiel
   
   Optie 2:
   • Groepering, kies uit:
     1. Eerst op Afdeling
     2. Dan op Taak
     3. En daarna op Functie
   • Filtering:
     1. Het in de minimale bezetting gehanteerde Afdeling, en/of
     2. De in de minimale bezetting gehanteerde Taak
   
   Optie 3:
   • Groepering, kies uit:
     1. Eerst op Afdeling
     2. Dan op Taak
   • Filtering:
     1. Het in de minimale bezetting gehanteerde Afdeling
   
   In dit geval wordt er geen onderscheid gemaakt in de functies en zal de module Planning de minimale bezetting per functie optellen. Wel wordt deze minimale bezetting alleen afgewogen aan medewerkers met een functie die in de minimale bezetting is ingesteld.


9. Voorbeeld van de weergave in het planningsoverzicht:
   
   

   ---

   Figuur 17. Minimale Bezetting - Afdeling Functie Taak - Weergeven

   
   

Aantal medewerkers van een specifieke afdeling met een specifieke functie die gepland zijn op een bepaalde vestiging

Deze minimale bezetting gebruik je als je planningen opstelt waarbij het van belang is dat er een bepaalde hoeveelheid medewerkers met een bepaalde functie aanwezig zijn op een bepaalde locatie zoals een winkel of een productiefaciliteit.

Je wilt daarin onderscheid in de te gebruiken functies. Dus bijvoorbeeld 'Functienaam A' en 'Functienaam B' doen wel mee in de afweging aan de minimale bezetting maar 'Teamleiders' niet.

Doorloop de volgende stappen voor het instellen van een minimale bezetting:

1. Navigeer naar het menu Instellingen » Organisatiestructuur. Een scherm zoals het volgende wordt weergegeven:
   
   

   ---

   Figuur 18. Organisatiestructuur beheren

   
   
2. Klik op een organisatie-eenheid waarvoor je een minimale bezetting wilt opgeven en kies voor 'Wijzigen'. Het volgende scherm wordt weergegeven:
   
   

   ---

   Figuur 19. Organisatie-eenheid toevoegen

   
   
3. Klik onderin bij 'Minimale bezetting (Vestiging / Functie)' op 'Toevoegen'. Het volgende wordt getoond:
   
   

   ---

   Figuur 20. Minimale Bezetting - Afdeling Functie Vestiging - 1

   
   
4. Vul hier de volgende velden in:
   • Startdatum
     Vanaf wanneer is deze minimale bezetting geldig.
   • Aanwezig in vestigingen
     Voor welke vestigingen de minimale bezetting moet gelden. Verplaats deze specifieke vestigingen naar rechts.


5. Klik op 'Verder' om door te gaan. Het volgende scherm wordt getoond:
   
   

   ---

   Figuur 21. Minimale Bezetting - Afdeling Functie Vestiging - 2

   
   
6. Vul hier de volgende velden in:
   • Dagen van de week
     Navigeer tussen de dagen om per dag een afwijkende minimale bezetting op te geven
   • Geef per tijdstip per functie per taak de gewenste minimale bezetting op (in aantallen medewerkers) die minimaal gepland dienen te zijn.
   
   

   Configuratie optie

   De minimale tijdseenheid voor een minimale bezetting is afhankelijk van de gekozen inrichting. De mogelijkheden zijn: per kwartier, half uur of uur.

   
   

   Tip!

   Heb je een getal in een vakje ingevuld, druk dan op de tabtoets. Het getal wordt dan herhaalt in het volgende vakje. Dit versnelt de invoer.

   
   
7. Klik op 'Opslaan' om de invoer te bevestigen.


8. De gerealiseerde minimale bezetting wordt in het Planningsoverzicht getoond met de volgende groepering en filtering:
   
   Optie 1:
   • Groepering, kies uit:
     1. Eerst op Afdeling
     2. Dan op Functie
     3. En daarna op Vestiging
   • Filtering:
     1. Het in de minimale bezetting gehanteerde Afdeling, en eventueel:
     2. De in de minimale bezetting gehanteerde Vestiging
   
   Optie 2:
   • Groepering, kies uit:
     1. Eerst op Afdeling
     2. Dan op Vestiging
     3. En daarna op Functie
   • Filtering:
     1. De in de minimale bezetting gehanteerde Afdeling, en eventueel:
     2. Het in de minimale bezetting gehanteerde Vestiging
   
   Optie 3:
   • Groepering, kies uit:
     1. Eerst op Vestiging
     2. Dan op Afdeling
     3. En daarna op Functie
   • Filtering:
     1. De in de minimale bezetting gehanteerde Afdeling, en eventueel:
     2. Het in de minimale bezetting gehanteerde Vestiging, en
     3. Het in de minimale bezetting gehanteerde Functie
   
   Optie 4:
   • Groepering, kies uit:
     1. Eerst op Vestiging
     2. Dan op Functie
     3. En daarna op Afdeling
   • Filtering:
     1. De in de minimale bezetting gehanteerde Afdeling, en eventueel:
     2. Het in de minimale bezetting gehanteerde Functie, en / of
     3. Het in de minimale bezetting gehanteerde Vestiging
   
   Korte routes
   Optie 5: De korte route
   • Groepering, kies uit:
     1. Eerst op Afdeling
     2. Dan op Vestiging
   • Filtering
     1. Het in de minimale bezetting gehanteerde Afdeling
   
   Optie 6: De korte route
   • Groepering, kies uit:
     1. Eerst op Vestiging
     2. Dan op Afdeling
   • Filtering
     1. Het in de minimale bezetting gehanteerde Afdeling
   
   In dit geval wordt er geen onderscheid gemaakt in de functies en zal de module Planning de minimale bezetting per functie optellen. Wel wordt deze minimale bezetting alleen afgewogen aan medewerkers met een functie die in de minimale bezetting is ingesteld.


9. Voorbeeld van de weergave in het planningsoverzicht:
   
   

   ---

   Figuur 22. Minimale Bezetting - Afdeling Functie Vestiging - Weergeven

   
   

Aantal medewerkers van een specifieke afdeling met een specifieke functie met een specifieke vaardigheid

Deze minimale bezetting gebruik je als je planningen opstelt waarbij het van belang is dat er een bepaalde hoeveelheid medewerkers met een bepaalde functie aanwezig zijn die een bepaalde vaardigheid hebben zoals BHV, Sleuteldrager of WFT/BIG/VCA gecertificeerd.

Je wilt daarin onderscheid in de te gebruiken functies. Dus bijvoorbeeld ‘Functienaam A’ en ‘Functienaam B’ doen wel mee in de afweging aan de minimale bezetting maar ‘Teamleiders’ niet.

Doorloop de volgende stappen voor het instellen van een minimale bezetting:

1. Navigeer naar het menu Instellingen » Organisatiestructuur. Een scherm zoals het volgende wordt weergegeven:
   
   

   ---

   Figuur 23. Organisatiestructuur beheren

   
   
2. Klik op een organisatie-eenheid waarvoor je een minimale bezetting wilt opgeven en kies voor 'Wijzigen'. Het volgende scherm wordt weergegeven:
   
   

   ---

   Figuur 24. Organisatie-eenheid toevoegen

   
   
3. Klik onderin bij 'Minimale bezetting (Vaardigheid / Functie)' op 'Toevoegen'. Het volgende wordt getoond:
   
   

   ---

   Figuur 25. Minimale Bezetting - Afdeling Functie Vaardigheid - 1

   
   
4. Vul hier de volgende velden in:
   • Startdatum
     Vanaf wanneer is deze minimale bezetting geldig.
   • Vaardigheden binnen de afdeling
     Voor welke vaardigheden de minimale bezetting moet gelden. Verplaats deze specifieke vaardigheden naar rechts.


5. Klik op 'Verder' om door te gaan. Het volgende scherm wordt getoond:
   
   

   ---

   Figuur 26. Minimale Bezetting - Afdeling Functie Vaardigheid - 2

   
   
6. Vul hier de volgende velden in:
   • Dagen van de week
     Navigeer tussen de dagen om per dag een afwijkende minimale bezetting op te geven
   • Geef per tijdstip per functie per vaardigheid de gewenste minimale bezetting op (in aantallen medewerkers) die minimaal gepland dienen te zijn.
   
   

   Configuratie optie

   De minimale tijdseenheid voor een minimale bezetting is afhankelijk van de gekozen inrichting. De mogelijkheden zijn: per kwartier, half uur of uur.

   
   

   Tip!

   Heb je een getal in een vakje ingevuld, druk dan op de tabtoets. Het getal wordt dan herhaalt in het volgende vakje. Dit versnelt de invoer.

   
   
7. Klik op 'Opslaan' om de invoer te bevestigen.


8. De gerealiseerde minimale bezetting wordt in het Planningsoverzicht getoond met de volgende groepering en filtering:
   
   Optie 1:
   • Groepering, kies uit:
     1. Eerst op Afdeling
     2. Dan op Functie
     3. En daarna op Vaardigheid
   • Filtering:
     1. Het in de minimale bezetting gehanteerde Afdeling, en eventueel:
     2. De in de minimale bezetting gehanteerde Functieprofiel
   
   Optie 2:
   • Groepering, kies uit:
     1. Eerst op Afdeling
     2. Dan op Vaardigheid
     3. En daarna op Functie
   • Filtering:
     1. De in de minimale bezetting gehanteerde Afdeling, en eventueel:
     2. Het in de minimale bezetting gehanteerde Taak
   
   Optie 3:
   • Groepering, kies uit:
     1. Eerst op Afdeling
     2. Dan op Vaardigheid
   • Filtering:
     1. Het in de minimale bezetting gehanteerde Afdeling
   
   In dit geval wordt er geen onderscheid gemaakt in de functies en zal de module Planning de minimale bezetting per functie optellen. Wel wordt deze minimale bezetting alleen afgewogen aan medewerkers met een functie die in de minimale bezetting is ingesteld.


9. Voorbeeld van de weergave in het planningsoverzicht:
   
   

   ---

   Figuur 27. Minimale Bezetting - Afdeling Functie Vaardigheid - Weergeven