Online kennisbank van HRvan.nu

Algemene werking van de module Urenregistratie

Doelstelling

De module Urenregistratie is ontwikkeld om op een zo makkelijk mogelijke manier uren te verantwoorden en hier op slimme manieren mee om te gaan. In veel gevallen is het mogelijk om uren automatisch te verantwoorden waardoor er alleen controle nodig is op de afwijkingen.

Proces

Het proces omtrent uren verantwoorden door loopt de volgende stappen:

  1. Een medewerker verantwoordt zijn/haar uren en slaat deze op. Deze registraties hebben de status 'Opgeslagen'. De bijbehorende kleur is grijs.

    Status - Nieuw (of 'Opgeslagen')

    Figuur 1. Status - Nieuw (of 'Opgeslagen')
  2. Wanneer de opgeslagen registratie(s) gereed zijn worden deze per registratie, per dag of per week 'Ingediend'. De bijbehorende kleur is oranje.

    Status - Ingediend

    Figuur 2. Status - Ingediend
    Het is ook mogelijk om een registratie direct bij het opslaan al in te dienen. De status 'Opgeslagen' wordt dan overgeslagen.

  3. De leidinggevende (of HR-medewerker) kan ingediende registraties beoordelen. De beoordelaar heeft de volgende mogelijkheden:
    • Registratie afkeuren
    • Registratie direct goedkeuren
    • Registratie aanpassen en daarna goedkeuren

  4. Indien de registratie is afgekeurd telt deze niet meer mee in allerlei rapportages en optellingen. De bijbehorende kleur is rood. Een medewerker kan een afgekeurde registratie aanpassen en opnieuw indienen

    Status - Afgekeurd

    Figuur 4. Status - Afgekeurd
  5. Indien de registratie is goedgekeurd telt deze meer mee in allerlei rapportages en optellingen en worden de registraties in de maandafsluiting verwerkt. De bijbehorende kleur is groen.

    Status - Goedgekeurd

    Figuur 5. Status - Goedgekeurd
  6. Na afloop van de periode (kalendermaand) wordt deze periode afgesloten. Het afsluiten houdt in dat er geen mutaties meer kunnen plaatsvinden. Er kunnen geen ingediende uren meer worden beoordeeld en de medewerker kan over een vastgezette periode geen uren meer verantwoorden. Alle goedgekeurde registraties krijgen de status: 'Vastgezet'. Dit is de laatste status. De bijbehorende kleur is blauw.

    Status - Vastgezet

    Figuur 6. Status - Vastgezet
  7. Alle registraties die niet waren goedgekeurd (dus: opgeslagen, ingediend of afgekeurd) krijgen de status 'Geblokkeerd'. De bijbehorende kleur is antraciet.

    Status - Geblokkeerd

    Figuur 7. Status - Geblokkeerd