Periode afsluiten - Uren vastzetten

Het menu-item Urenoverzicht » Uren vastzetten is beschikbaar om een periode af te sluiten.

Het vastzetten van de uren voer je uit middels de volgende stappen:

1. Open het scherm 'Urenoverzicht' (Zie Urenoverzicht voor meer informatie). Controleer hier of alle registraties zijn goed- of afgekeurd. Dat wil zeggen dat alle vakjes of groen of rood zijn.
   Indien er nog registraties zijn met status 'Opgeslagen' of 'Ingediend', dienen deze eerst beoordeeld te worden.
   
   

   Belangrijk

   Bij het vastzetten worden alle registraties met status 'Opgeslagen' of 'Ingediend' verwerkt naar status 'Geblokkeerd'. Deze zijn na het vastzetten niet meer te bewerken.

   
   

   Tip

   Controleer in het scherm 'Urenoverzicht' voorafgaand aan deze actie of het filter 'Status' is gezet op: 'Alle statussen'. Anders worden 'Opgeslagen' of 'Ingediende' registraties wellicht niet weergegeven, ondanks dat deze er wel zijn.

   
   
2. Open het scherm 'Uren vastzetten'. Wanneer het menu 'Uren Vastzetten' wordt geopend, kan het even duren voordat het hele scherm is geladen. Dit komt omdat alle registraties worden opgevraagd van de vast te zetten periode EN de consequenties hiervan (pro-forma) worden berekent.
   
   
3. Wanneer het scherm is ingeladen is er zoiets als onderstaande te zien:
   
   

   ---

   Figuur 1. Uren vastzetten - 1 - Detail

   
   Het scherm opent in tabblad 'Uurregistraties'. Hier zijn alle goedgekeurde registraties te zien. Dit zijn de registratie die worden 'vastgezet'. Alle andere (niet in beeld) worden 'Geblokkeerd'.
   Voer een laatste check uit of alle registraties compleet zijn.
   
   
4. Open het tabblad 'Correcties'. Hier zijn alle nog niet vastgezette correctieboekingen te zien over deze en vorige periodes. Deze worden in deze periode verwerkt. Dit scherm ziet er ongeveer zo uit:
   
   

   ---

   Figuur 2. Uren vastzetten - 2 - Detail

   
   Controleer of dit de juiste correcties zijn.
   
   
5. Open het tabblad 'Verzuimuren'.
   
   

   Belangrijk

   Dit tabblad is alleen beschikbaar voor afnemers die ook de module Verzuim gebruiken.

   
   

   ---

   Figuur 3. Uren vastzetten - 4 - Detail

   
   Hier is te zien:
   • Werkhervatting
     Indien een medewerker ziek is met werkhervatting dan worden alleen de gewerkte uren verantwoord. De tool rekent uit wat de resterende verzuimuren zijn.
     Dit wordt gedaan o.b.v. contracturen (o.b.v. standaard werktijden) - gewerkte uren = verzuimuren.
     Het kan zijn dat een medewerker met werkhervatting door deze berekening plus uren opbouwt. Dit moet voorkomen worden. Indien dat het geval is wordt dit hier getoond.
   • Verzuimafwijkingen
     Hier staan afwijkingen van de verzuimadministratie. Bijvoorbeeld: Er is gewerkt tijdens het verzuim. Dat kan kloppen, maar hoeft niet.
   • Verzuimuren
     Hier zijn alle verantwoorde verzuimuren te zien. Indien er voor die medewerker op die dag een verzuimmelding bekend is, worden de verzuimuren op dat verzuimgeval geboekt.
     Indien er geen verzuimgeval bekend is, verschijnt de melding 'Verzuim wordt automatisch aangemaakt!'. In dat geval wordt er voor deze verzuimregistratie uit de urenverantwoording in het verzuimdossier een verzuimmelding gemaakt.
     
     
   Controleer of dit klopt en pas indien nodig de registraties aan in de urenverantwoording van de medewerker (zie Urenverantwoording).
   
   
6. Open het tabblad 'Verlofuren'
   
   

   Belangrijk

   Dit tabblad is alleen beschikbaar voor afnemers die ook de module Verlof gebruiken.

   
   

   ---

   Figuur 4. Uren vastzetten - 5 - Detail

   
   Hier is te zien:
   • Verlofaanvragen
     Het kan zijn dat er iets aan de hand is met het verlof. Voorbeelden:
     • Verlof is niet of te laat goedgekeurd
       Er is een risico dat de aangevraagde uren niet verantwoord zijn
     • Verlof is achteraf ingediend
       Er is een risico dat de aangevraagde uren niet verantwoord zijn
   • Verlofuren
     Hier zijn alle verantwoorde verlofuren te zien. Indien er voor die medewerker op die dag een goedgekeurde verlofaanvraag bekend is, worden de verzuimuren op die verlofaanvraag geboekt.
     Indien er geen verlofaanvraag bekend is, verschijnt de melding 'Verlof wordt automatisch aangemaakt!'. In dat geval wordt er voor deze verlofregistratie uit de urenverantwoording op de verlofkaart een verlofaanvraag gemaakt.
     
     
   Controleer of dit klopt en pas indien nodig de registraties aan in de urenverantwoording van de medewerker (zie Urenverantwoording).
   
   
7. Open het tabblad 'Bijzonder verlofuren'
   
   

   Belangrijk

   Dit tabblad is alleen beschikbaar voor afnemers die ook de module Verlof gebruiken.

   
   

   ---

   Figuur 5. Uren vastzetten - 6 - Detail

   
   Hier is te zien:
   • Bijzonder Verlofmeldingen
     Het kan zijn dat er iets aan de hand is met het verlof. Voorbeelden:
     • Verlof is niet of te laat goedgekeurd
       Er is een risico dat de aangevraagde uren niet verantwoord zijn
     • Verlof is achteraf ingediend
       Er is een risico dat de aangevraagde uren niet verantwoord zijn
   • Bijzonder Verlofuren
     Hier zijn alle verantwoorde bijzonder verlofuren te zien. Indien er voor die medewerker op die dag een goedgekeurde bijzonder verlofaanvraag bekend is, worden de verzuimuren op die bijzonder verlofaanvraag geboekt.
     Indien er geen bijzonder verlofaanvraag bekend is, verschijnt de melding 'Verlof wordt automatisch aangemaakt!'. In dat geval wordt er voor deze bijzonder verlofregistratie uit de urenverantwoording op de bijzonder verlofkaart een bijzonder verlofaanvraag gemaakt.
     
     
   Controleer of dit klopt en pas indien nodig de registraties aan in de urenverantwoording van de medewerker (zie Urenverantwoording).
   
   
8. Open het tabblad 'Extra Verlofsoort'. In onderstaand geval 'Compensatie uren'.
   
   

   Belangrijk

   Dit tabblad is alleen beschikbaar voor afnemers die ook de module Verlof gebruiken EN meerdere verfsoorten hanteren

   
   

   ---

   Figuur 6. Uren vastzetten - 5 - Detail

   
   
   • Verlofaanvragen
     Het kan zijn dat er iets aan de hand is met het verlof. Voorbeelden:
     • Verlof is niet of te laat goedgekeurd
       Er is een risico dat de aangevraagde uren niet verantwoord zijn
     • Verlof is achteraf ingediend
       Er is een risico dat de aangevraagde uren niet verantwoord zijn
   • Verlofuren
     Hier zijn alle verantwoorde verlofuren te zien. Indien er voor die medewerker op die dag een goedgekeurde verlofaanvraag bekend is, worden de verzuimuren op die verlofaanvraag geboekt.
     Indien er geen verlofaanvraag bekend is, verschijnt de melding 'Verlof wordt automatisch aangemaakt!'. In dat geval wordt er voor deze verlofregistratie uit de urenverantwoording op de verlofkaart een verlofaanvraag gemaakt.
     
     
   Controleer of dit klopt en pas indien nodig de registraties aan in de urenverantwoording van de medewerker (zie Urenverantwoording).
   
   
9. Vastzetten
   Wanneer alle stappen zijn doorlopen en gecontroleerd, is de periode vast te zetten.
   • Klik op de knop 'Uren Vastzetten'
   • Klik 'JA' op de bevestiging
   De periode is nu afgesloten.
   Aanpassingen en boekingen in deze afgesloten periode zijn niet meer mogelijk. Indien er achteraf toch een correctie moet plaatsvinden; gebruik dan de functie 'Urencorrectie'. Zie Urencorrectie voor meer informatie.
   
   
10. Statusverandering
    
    • Alle goedgekeurde uren hebben nu de status 'Vastgezet' en zijn blauw geworden.
    • Alle opgeslagen, ingediende en afgekeurde uren hebben nu status 'Geblokkeerd' en zijn donkergrijs
      
      
11. Verwerking flexkaart
    Indien er gebruik gemaakt wordt van de flexkaart (Zie Flexkaart als aanvulling op Urenregistratie) zijn alle pro-forma berekeningen definitief gemaakt.