Urenverantwoording

In het menu-item Medewerkers » [Naam medewerker] » Urenverantwoording is de uren verantwoording van een medewerker op te vragen.

Je eigen uren verantwoording vind je bij Mijn gegevens » Urenverantwoording

Iedere medewerker heeft toegang tot het menu 'Urenverantwoording'.

Maandoverzicht

Het scherm Urenverantwoording wordt getoond als maandoverzicht. Zie figuur 2:

De Urenverantwoording wordt getoond per kalendermaand. Standaard wordt de huidige maand getoond. Rechts bovenin selecteer je een andere maand.

Een introductie tot dit scherm. Er is te zien:

1. Maandselectie en maandnavigatiepijltjes
   Hiermee navigeer je tussen de verschillende kalendermaanden.


2. Overzicht in kalendervorm
   Overzicht van alle dagen van de maand (grijze achtergrond), aangevuld totdat de volledige kalenderweken getoond worden (witte achtergrond). Deze kalender is opgesplitst in 2 delen:
   
   
   • Linkerdeel
     Dit bevat:
     • De contracturen van de medewerker per week (in het geval van het getoonde scherm: 40 uur)
     • De mate waarin deze 'gevuld' zijn door de verantwoorde uren. Alle registraties opgeteld is de waarde in de groene balk
     • Het verschil wat de medewerker in de week extra of te weinig heeft gewerkt
     • Onder de weekvergelijking staat met één of meerdere kleuren aangegeven wat de status is van de verantwoorde uren. In geval van week 14 is een deel alleen 'Opgeslagen' (grijs), een deel 'Ingediend' (oranje) en een deel 'Goedgekeurd' (groen).
   
   
   • Rechterdeel
     Dit bevat per dag de totaal verantwoorde waarde na pauzecorrectie.
     Klik op een dag om:
     
     • Details van bestaande registraties te bekijken
     • Nieuwe registratie toe te voegen
     
     
3. Controlerapportage gewerkte uren
   De medewerker heeft zelf de mogelijkheid om een uitdraai te maken van alle door hem / haar gedane registraties. Selecteer de gewenste rapportage periode en klik op 'Genereer'.

Weekoverzicht

In het menu-item Medewerkers » [Naam medewerker] » Urenverantwoording is de uren verantwoording van een medewerker op te vragen.

Je eigen uren verantwoording vind je bij Mijn gegevens » Urenverantwoording

Wanneer er wordt doorgeklikt op een dag worden de details van die dag, en de week waarin die dag valt, getoond:

Een introductie tot dit scherm. Er is te zien:

1. Terug naar maandoverzicht
   Hiermee ga je terug naar het maandoverzicht:
2. Favorieten instellen
   Wanneer er veel met projecten wordt gewerkt is het mogelijk om je veelgebruikte projecten als favoriet aan te merken. Deze komen dan bovenaan in de selectielijst te staan bij het verantwoorden:
3. Weekselectie en weeknavigatiepijltjes
   Hiermee navigeer je tussen de verschillende kalenderweken.
4. Overzicht in kalendervorm
   Overzicht van alle dagen van de week. Deze kalender is opgesplitst in 2 delen:
   • Linkerdeel
     Dit bevat:
     • De reeds in deze week geregistreerde uren onder vermelding van:
       1. Projectnaam (intern of klantproject)
       2. Activiteit
       3. Taak en / of
       4. Vestiging
       
       

       Configuratie optie

       Alle registraties, ongeacht de status, tellen mee in het verschil. Dus ook opgeslagen, ingediende en afgekeurde registraties.

       
       

       Belangrijk

       De weergave van de meer- en minderuren per week geven geen goed beeld van de meer- en minderuren op maandniveau. Wanneer er bijvoorbeeld meeruren zijn gemaakt in week 13 dan vallen deze (gedeeltelijk) nog in de maand Maart. Het geeft alleen een indicatie van de hoeveelheid verantwoorde uren per week.

       
       
     • Onder de weekvergelijking staat met één of meerdere kleuren aangegeven wat de status is van de verantwoorde uren.
       1. In geval van 'Project: Intern - Activiteit: Aanwezig - Taak: E-mail: is alles 'Ingediend' (oranje).
       2. In geval van 'Project: Intern - Activiteit: Aanwezig - Taak: Webrequest: is een deel alleen 'Ingediend' (oranje) en een deel 'Goedgekeurd' (groen).
   • Rechterdeel
     Dit bevat per dag de totaal verantwoorde waarde na pauzecorrectie.
     Klik op een dag om:
     • Details van bestaande registraties te bekijken
     • Nieuwe registratie toe te voegen
5. Reisuren en Kilometers
   De mogelijkheid om reisuren en KM's te verantwoorden. Het gaat hierbij altijd om niet-projectgebonden KM's en uren.
   
   

   Configuratie optie

   Afhankelijk van de gekozen inrichting hebben medewerkers de mogelijkheid om hun gereden KM's en reisduur te verantwoorden. Raadpleeg bij vragen hierover je applicatiebeheerder.

   
   
6. Totalen
   De nettowaarde van alle verantwoorde uren worden hier opgeteld. Dat wil zeggen dat hier de waarde wordt getoond voordat er eventueel toeslagen zijn toegekend.
7. Indienen-knoppen
   Uren kunnen per registratie worden ingediend. Echter kan er ook een dag ineens worden ingediend of een hele week.
8. Controlerapportage gewerkte uren (niet in zichtbaar in afgebeeld scherm)
   De medewerker heeft zelf de mogelijkheid om een uitdraai te maken van alle door hem / haar gedane registraties. Selecteer de gewenste rapportage periode en klik op 'Genereer'.

Het verantwoorden van uren

Het verantwoorden van de uren werkt intuïtief en laagdrempelig. In dit hoofdstuk wordt de werking verder uitgelegd.

Het invoerscherm voor urenregistratie

In de volgende paragrafen wordt uitgelegd in welke omstandigheden er uren verantwoord kunnen worden. Al deze omstandigheden of methoden leiden naar het invoerscherm voor urenregistratie die in dit hoofdstuk wordt behandeld.

Basis kenmerken invoerscherm voor urenregistratie

Het invoerscherm voor urenregistratie is opgebouwd uit de volgende elementen:

1. Weergave datum van de dag waarop je een registratie toevoegt
   Dit is de datum waarvoor je een registratie toevoegt. Deze datum veranderd mee met een eventuele alternatieve datumselectie zoals vermeld onder punt 10 Datum.


2. Pijltje 'inklappen'
   Hiermee klap je het invoerscherm voor urenregistratie tijdelijk in.


3. Kruisje 'Annuleren'
   Het registreren van uren in het invoerscherm voor urenregistratie annuleren.


4. Projectselectie
   Selectie van het project waarop uren worden verantwoord.
   
   

   Configuratie optie

   De keuzemogelijkheid van de beschikbare projecten kan afhankelijk zijn van de gemaakte instellingen. Zie voor meer informatie Projectenbeheer.

   
   

   Configuratie optie

   Indien er niet gewerkt wordt met projecten is standaard project 'Intern' geselecteerd.

   
   
5. Activiteitselectie
   Selectie van de activiteit waarop uren worden verantwoord.
   
   

   Configuratie optie

   Afhankelijk van het gekozen project worden er verschillende keuzes aangeboden. Lees hier meer over in Activiteiten en Projectenbeheer.

   
   
6. Taakselectie
   Mogelijkheid tot het definiëren van een nadere taak indien er bij 'Activiteit' een activiteit is geselecteerd die waarvan het soort 'meetelt als werk'. Zie ook Activiteiten.


7. Verloftypeselectie
   
   

   ---

   Figuur 5. Uren verantwoorden - Nieuw Verlof toevoegen

   
   Mogelijkheid tot het definiëren van een de type verlof indien er bij 'Activiteit' de activiteit 'Verlof' is geselecteerd en er meerdere verlofsoorten zijn. Zie ook Verloftypen.


8. Bijzonder verlofsoortselectie
   
   

   ---

   Figuur 6. Uren verantwoorden - Nieuw Bijzonder Verlof toevoegen

   
   Mogelijkheid tot het definiëren van een de type bijzonder verlof indien er bij 'Activiteit' de activiteit 'Bijzonder Verlof' is geselecteerd. Zie ook Bijzonder verlofsoort.


9. Reden verzuim
   
   

   ---

   Figuur 7. Uren verantwoorden - Nieuw Verzuim toevoegen

   
   Mogelijkheid tot het definiëren van de reden verzuim indien er bij 'Activiteit' de activiteit 'Verzuim' is geselecteerd. Zie ook Reden Verzuim.


10. Datum van gewerkte / opgenomen uren
    De datum waarop de werkzaamheden / opgenomen uren hebben plaatsgevonden.


11. Locatie selectie
    Selectie van de locatie waar de werkzaamheden hebben plaatsgevonden. Zie ook Vestigingen.
    
    

    Configuratie optie

    Voor Verlof, Bijzonder Verlof en Verzuim als activiteit wordt er niet om de locatie gevraagd.

    
    
12. Gewerkte uren
    De hoeveelheid gewerkte uren:
    • Middels invoer start- en eindtijd
      

      ---

      Figuur 8. Uren verantwoorden - Start en eindtijd

      
      
    • Middels invoer van de hoeveelheid gewerkte uren
      

      ---

      Figuur 9. Uren verantwoorden - Gewerkte uren

      
      
13. Opmerking
    De mogelijkheid om een opmerking achter te laten voor de leidinggevende voor het goed- of afkeuren van de verantwoorde uren.


14. Functie knoppen
    
    

    ---

    Figuur 10. Uren verantwoorden - Functieknoppen

    
    
    • Opslaan
      Hiermee wordt de registratie opgeslagen. De status is 'Opgeslagen'.
    • Indienen
      Hiermee wordt de registratie opgeslagen en ingediend. De status is 'Ingediend'.
    • Verwijderen
      Deze optie is beschikbaar wanneer de registratie de status 'Opgeslagen' of 'Afgekeurd' heeft. De registratie wordt dan verwijderd.


15. Regel toevoegen +
    Het is mogelijk om voor dezelfde dag dezelfde activiteit, taak, verlof-, bijzonder verlof- of verzuimsoort en locatie te verantwoorden. De functie 'Regel toevoegen' maakt een extra regel beschikbaar. Per regel zijn de uren weer op te slaan, in te dienen of te verwijderen.
    
    

    ---

    Figuur 11. Uren verantwoorden - Extra regel

    
    

Uren verantwoorden vanuit een 'lege' week

Doorloop de volgende stappen:

1. Klik in het maandoverzicht een dag in de maand waarvan er in die week nog geen registraties zijn:
   
   

   ---

   Figuur 12. Uren verantwoorden - Lege week

   
   
2. Het volgende scherm wordt getoond:
   
   

   ---

   Figuur 13. Uren verantwoorden - Lege week - 2

   
   

   Configuratie optie

   Afhankelijk van de gekozen inrichting hebben medewerkers de mogelijkheid om hun gereden KM's en reisduur te verantwoorden. Raadpleeg bij vragen hierover je applicatiebeheerder.

   
   
3. Er zijn 2 routes om een nieuwe registratie toe te voegen:
   • Methode 1: Door te klikken op de dag / datum
     Beweeg met de muiscursor over de datumnotatie. De dagen lichten op en er verschijnt een '+' symbool:
     
     

     ---

     Figuur 14. Uren verantwoorden - Lege week - 3

     
     Klik op de dag waarop je een registratie wilt toevoegen.
     Een invoerscherm voor urenregistratie van uren schuift in beeld:
     
     

     ---

     Figuur 15. Uren verantwoorden - Lege week - 4

     
     Lees Het invoerscherm voor urenregistratie voor meer informatie over de werking van het invoerscherm voor urenregistratie.
   
   
   • Methode 2: Door te klikken op '+ Registratie toevoegen'
     Klik rechts bovenin in beeld op '+ Registratie toevoegen'
     
     

     ---

     Figuur 16. Uren verantwoorden - Registratie toevoegen

     
     Een detailscherm voor het registreren van uren schuift in beeld:
     
     

     ---

     Figuur 17. Uren verantwoorden - Lege week - 4

     
     Lees Het invoerscherm voor urenregistratie voor meer informatie over de werking van het invoerscherm voor urenregistratie.

Uren verantwoorden vanuit een (deels) gevulde week

Doorloop de volgende stappen:

1. Klik in het maandoverzicht een dag in de maand waarvan er in die week al registraties zijn:
   
   

   ---

   Figuur 18. Uren verantwoorden - Gevulde week - 1

   
   
2. Het volgende scherm wordt getoond:
   

   ---

   Figuur 19. Uren verantwoorden - Gevulde week - 2

   
   

   Configuratie optie

   Afhankelijk van de gekozen inrichting hebben medewerkers de mogelijkheid om hun gereden KM's en reisduur te verantwoorden. Raadpleeg bij vragen hierover je applicatiebeheerder.

   
   
3. Er zijn 2 routes om een nieuwe registratie toe te voegen:
   • Methode 1: Extra registratie op een eerder geregistreerd project / activiteit
     Doel: Maak een extra registratie voor een al eerder geregistreerde activiteit op het bijbehorende (eerder geregistreerde project).
     Klik op een vakje op de gewenste dag achter een al eerder verantwoord project / activiteit. Het volgende scherm verschijnt:
     
     

     ---

     Figuur 20. Uren verantwoorden - Gevulde week - 3

     
     Het invoerscherm voor urenregistratie wordt getoond met daarin:
     • De datum van de geselecteerde dag
     • Van de regel die geselecteerd werd:
       • Project
       • Activiteit
       • Taak
       • Locatie
     Bewerk de tijden.
     Klik op 'Opslaan' of 'Indienen' om het record op te slaan en/of in te dienen.
     Lees Het invoerscherm voor urenregistratie voor meer informatie over de werking van het invoerscherm voor urenregistratie.
   
   
   • Methode 2: Door te klikken op '+ Registratie toevoegen'
     Doel: Voeg een nieuwe registratie voor een nog niet eerder geregistreerde activiteit.
     Klik rechts bovenin in beeld op '+ Registratie toevoegen'
     
     

     ---

     Figuur 21. Uren verantwoorden - Registratie toevoegen

     
     Een detailscherm voor het registreren van uren schuift in beeld:
     
     

     ---

     Figuur 22. Uren verantwoorden - Lege week - 4

     
     Lees Het invoerscherm voor urenregistratie voor meer informatie over de werking van het invoerscherm voor urenregistratie.

Registraties aanpassen

Doorloop de volgende stappen:

1. Klik in het maandoverzicht een dag in de maand waarvan er in die week registraties bewerkt dienen te worden:
   
   

   ---

   Figuur 23. Uren bewerken

   
   
2. Het volgende scherm wordt getoond:
   
   

   ---

   Figuur 24. Uren bewerken - 1

   
   

   Configuratie optie

   Afhankelijk van de gekozen inrichting hebben medewerkers de mogelijkheid om hun gereden KM's en reisduur te verantwoorden. Raadpleeg bij vragen hierover je applicatiebeheerder.

   
   
3. Klik op de registratie die je wilt bewerken.
   
   

   Belangrijk

   Alleen registraties met status 'opgeslagen' of 'afgekeurd' zijn door medewerkers aan te passen.

   
   Het volgende scherm verschijnt:
   
   

   ---

   Figuur 25. Uren bewerken - 2

   
   
4. Bewerk de tijden. Klik op 'Opslaan' of 'Indienen' om het record op te slaan en/of in te dienen.

Correcties

In het menu-item Medewerkers » [Naam medewerker] » Correcties Zijn de correcties in de uren verantwoording van een medewerker op te vragen.

Je eigen uren verantwoording vind je bij Mijn gegevens » Correcties.

Het scherm ziet er als volgt uit: