Online kennisbank van HRvan.nu

Extra Verlof


Let op

Deze functionaliteit is uitsluitend bestemd voor HR-medewerkers.

In het menu-item Instellingen » Extra Verlof zijn de verloftoekenningsregels te onderhouden van extra verlofsoorten zoals ADV, ATV, IKB, Vitaliteitsuren, PLB etc.

Extra Verlof Overzicht

Figuur 1. Extra Verlof Overzicht
Configuratie optie
Afhankelijk van aantal beschikbare extra verlofsoorten zijn er eventueel tabbladen te zien (vanaf twee extra verlofsoorten). Selecteer het tabblad waarmee je aan de slag wilt alvorens verder te gaan.

Op de pagina 'Beheer Extra Verlof' zijn de volgende opties mogelijk:

Het beheer van het extra verlofsoorten is noodzakelijk voor de module Verlof om automatisch de juiste hoeveelheid verlofuren te berekenen voor medewerkers van extra verlofsoorten zoals PLB, ADV, IKB etc. Het onderhoud van de verloftoekenningsregels wordt onderhouden ‘Extra Verlof Beheer’.

Verloftoekenningsregel voor extra verlof toevoegen

Ga naar het scherm 'Beheer Extra Verlof' (zie Extra Verlof voor de route naar dit scherm).

  1. Indien er meerdere soorten extra verlof zijn: Navigeer naar het juiste tabblad.
  2. Klik op de knop Toevoegen om een verloftoekenningsregel toe te voegen. Het volgende scherm verschijnt:

    Extra Verlof Toevoegen

    Figuur 2. Extra Verlof Toevoegen
  3. Vul de tabel aan met de volgende velden:
    • Verlofnaam
      Een logische naam zodat je de regel herkent.
    • Jaar
      Het jaartal waarop de regel van toepassing is.
    • Leeftijd van
      Indien er sprake van leeftijdsgebonden verlof is; geef hier de start leeftijd op.

      • Belangrijk
      De startleeftijd van een leeftijdscategorie wordt gehanteerd o.b.v. het principe dat de medewerker in het jaar waarop de verloftoekenningsregel van toepassing is, de leeftijd wordt bereikt.

      Dus geldt een regel voor 2018 voor medewerkers vanaf 35 jaar dan is deze voor alle medewerkers van toepassing die in 2018 35 jaar of ouder worden of zijn.

    • Leeftijd tot en met
      Indien er sprake van leeftijdsgebonden verlof is; geef hier de eindleeftijd op.
    • Dienstjaren van
      Indien er sprake van dienstjaren gebonden verlof is; geef hier de hoeveelheid jaren op waarop deze regel van toepassing is.

      • Belangrijk
      De dienstjaren starthoeveelheid van een dienstjarencategorie wordt gehanteerd o.b.v. het principe dat de medewerker in het jaar waarop de verloftoekenningsregel van toepassing is, het aantal dienstjaren bereikt of heeft bereikt.

      Dus geldt een regel voor 2018 voor medewerkers vanaf 15 dienstjaren dan is deze voor alle medewerkers van toepassing die in 2018 15 dienstjaren of meer hebben of behalen.

    • Dienstjaren tot en met
      Indien er sprake van dienstjaren gebonden verlof is; geef hier de hoeveelheid jaren op tot wanneer deze regel van toepassing is.
    • Uren
      De toe te kennen uren bij fulltime dienstverband.

  4. Klik op Opslaan om de invoer te bevestigen.

Verloftoekenningsregel voor extra verlof wijzigen

Ga naar de te wijzigen verloftoekenningsregel in het scherm ‘Beheer Extra Verlof’ (zie Extra Verlof voor de route naar dit scherm).

  1. Indien er meerdere soorten extra verlof zijn: Navigeer naar het juiste tabblad.
  2. Selecteer de te wijzigen verloftoekenningsregel in het scherm ‘Beheer Extra Verlof’. Kies vervolgens voor de optie Wijzigen.
  3. Het volgende scherm verschijnt. Pas hier de gewenste gegevens aan. Zie Verloftoekenningsregel voor extra verlof toevoegen

    Extra Verlof Wijzigen

    Figuur 3. Extra Verlof Wijzigen
  4. Klik op Opslaan om de invoer te bevestigen.

Verloftoekenningsregel voor extra verlof verwijderen

Ga naar de te verwijderen verloftoekenningsregel in het scherm ‘Beheer Extra Verlof’ (zie Extra Verlof voor de route naar dit scherm).

  1. Indien er meerdere soorten extra verlof zijn: Navigeer naar het juiste tabblad.
  2. Selecteer de te verwijderen verloftoekenningsregel in het scherm ‘Beheer Extra Verlof’.
  3. Kies vervolgens voor de optie Verwijderen.
  4. Klik op Opslaan om de wijziging te bevestigen.

Extra informatie

Configuratie optie
Het menu 'Beheer Extra Verlof' is alleen beschikbaar indien er gebruik gemaakt wordt van de module 'Verlof'.

Achtergrondinformatie
De module Verlof kent automatisch verlofuren toe bij nieuwe medewerkers en jaarovergangen. Ook worden op basis van deze regels de eerder toegekende verlofuren gecorrigeerd in geval van uitdienst, contractverlening, arbeidsduur wijziging en het opnemen van onbetaald bijzonder verlof.
De toekenning is altijd pro rato en wordt per dag berekend.

Stel dat de normale verloftoekenning voor een fulltimer 200 uur (totaal) per jaar is en 1 FTE is binnen jouw organisatie 36 uur, en er werkt een medewerker 24 uur met een contract van 1-4 tot 1-9 dan ontvangt deze: (24 uur / 36) x (153 dagen / 365) x 200 (verloftoekenning) = 55,89 verlofuren.

Belangrijk
Het beheerscherm voor de toekenning van het 'Extra Verlof' heeft impact op toekomstige mutaties bij gebruikers met een verlofsaldo. Een gemaakte wijziging leidt niet direct tot wijzigingen bij medewerkers. Als de verloftoekenningsregels voor een huidig of verleden jaar worden aangepast, worden hierop niet alle lopende verloftoekenningen aangepast.

De aangepaste of nieuwe verloftoekenningsregels treden in werking voor die medewerkers die na de verloftoekenningswijziging een contract- of arbeidsduurmutatie krijgen, indient komen, uitdienst gaan of onbetaald verlof opnemen.

Configuratie optie
Afhankelijk van de CAO en/of het beleid van de eigen organisatie zijn er geen of verschillende soorten extra verlof gedefinieerd.

Configuratie optie
Voor extra verlofsoorten zijn er aanvullende configuratie opties beschikbaar die al dan niet ingericht zijn voor jouw organisatie o.b.v. de besproken inrichting. Dit zijn:
  • Minimum arbeidsduur voor toekenning. Bijvoorbeeld: Alleen fulltimers hebben recht op een extra verlofsoort.
  • Extra verlofsoorten zijn niet door medewerkers aan te vragen.
  • De toekenning van de extra verlofsoort wordt samengevoegd met de toekenning van het standaard verlof. De medewerker ziet geen specificering op de verlofkaart.

Belangrijk
De module 'Verlof' doorloopt de verloftoekenningsregels van boven naar beneden. Wanneer er één verloftoekenningsregel matcht met de situatie van een medewerker, wordt deze regel toegepast voor deze medewerker. Ook indien er mogelijk nog een volgende regel matcht.

Zorg er dus voor dat, indien er meerdere verloftoekenningsregels zijn, de regels zich correct opvolgen op basis van leeftijd en/of dienstjaren zodat de juiste wordt toegepast.

Belangrijk
Verloftoekenningsregels worden opgesteld per kalenderjaar. Het is niet nodig om bij gelijkblijvend beleid, jaarlijks de regels voor het opvolgende jaar opnieuw in te voeren. Indien er geen regels zijn voor 2019 dan worden de laatst geldige toegepast (in onderstaand voorbeeld van 2018).
De historie kan daarom behouden blijven.

Belangrijk
Wijzigen de verloftoekenningsregels volgend jaar? Pas deze dan aan voor 31-12.

Belangrijk
Maakt jouw bedrijf gebruik van leeftijdgebonden verlof? Zorg dan dat de 'geboortedatum' van de medewerkers correct zijn ingevoerd. Zie Algemene gegevens muteren voor meer informatie.

Belangrijk
Maakt jouw bedrijf gebruik van verlof op basis van dienstjaren? Zorg dan dat de 'datum in dienst concern' van de medewerkers correct zijn ingevoerd. Zie Algemene gegevens muteren voor meer informatie.