Module Verlof samen met de module Urenregistratie

Onderscheid in aangevraagde en opgenomen verlofuren

Het proces rondom verlof werkt anders wanneer de module Urenregistratie wordt ingezet:

1. Dit artikel beschrijft de afwijkingen van de werkwijze zoals omschreven op de pagina Verlof aanvragen (of de werkwijze van de pagina "Uren berekening" bij het aanvragen van verlof indien de module Planning (zie Module Planning) ook gebruikt wordt).
2. Echter, op het moment dat het verlof plaatsvindt worden de voor die dag opgenomen verlofuren geboekt in de uren verantwoording. Deze uren worden bepaald op basis van:
   
   1. de standaard werktijden, of,
   2. de planning (indien de module Planning ook wordt gebruikt)
   ...die dan geldig is. Dat kan dus anders zijn dan de hoeveelheid verlof die tijdens het aanvragen bepaald is. De planning of de contracturen vertaald in de standaardwerktijden kunnen immers tussen aanvraag en opname gewijzigd zijn.
3. Deze in de module Urenregistratie geboekte verlofuren tellen mee voor de afweging: contract versus gewerkt.
4. Na afloop van een verloningsperiode (zoals maand) sluit de afdeling HRM de periode (zie "Periode afsluiten - Uren vastzetten"). Dat wil zeggen dat alle boekingen in de Uren Verantwoording vast staan. Op dat moment worden de feitelijk geboekte verlofuren in de Urenregistratie verwerkt op de verlofkaart.
5. Er is dus een onderscheid tussen 'Aangevraagde en goedgekeurde verlofuren' en 'Opgenomen of verantwoorde verlofuren'.
   In de verlofkaart ziet er dit als volgt uit:
   
   

   ---

   Figuur 1. Verlofkaart incl. extra verlof en urenregistratie

   
   

Verlofkaart samenvatting

Bovenaan staan 2 kolommen, met afhankelijk van de gekozen inrichting, de volgende samenvattende onderwerpen als afwijking op hetgeen op de pagina Verlofkaart samenvatting besproken is:

Saldo huidig jaar

1. Huidig saldo
   Het verlofsaldo van de medewerker tot en met de laatst vastgezette periode. Dit saldo bevat:
   
   • Alle bijboekingen tot nu, waaronder:
     
     1. Starturen nieuwe jaar of starturen bij in dienst
     2. Alle automatische correcties bij contractwijzigingen
     3. Alle handmatige correcties
   • Alle via de module Urenregistratie verantwoorde verlofuren tot de laatst vastgezette periode van het lopende kalenderjaar
   
   
2. Verwacht eind saldo verlof per einde jaar
   Het actuele verlofsaldo van de medewerker inclusief:
   
   • Alle bijboekingen tot nu, waaronder:
     
     1. Starturen nieuwe jaar of starturen bij in dienst
     2. Alle automatische correcties bij contractwijzigingen
     3. Alle handmatige correcties
   • Alle via de module Urenregistratie verantwoorde verlofuren tot de laatst vastgezette periode van het lopende kalenderjaar
     en:
   • Alle goedgekeurde toekomstige verlofaanvragen in hetzelfde kalenderjaar.
   
   
3. Extra verlofsoortsaldo
   Los van het standaard verlof kunnen er extra verlofsoorten van toepassing zijn. Te denken valt aan ADV, Vitaliteitsverlof, IKB etc. Dit saldo wordt apart benoemd met eigen vervaldata.
   Het Extra Verlofsoort saldo van de medewerker tot en met de laatst vastgezette periode. Dit saldo bevat:
   
   • Alle bijboekingen tot nu, waaronder:
     
     1. Starturen nieuwe jaar of starturen bij in dienst
     2. Alle automatische correcties bij contractwijzigingen
     3. Alle handmatige correcties
   • Alle via de module Urenregistratie verantwoorde verlofuren tot de laatst vastgezette periode van het lopende kalenderjaar
   
   
4. Verwacht eind saldo extra verlofsoort per einde jaar
   Het actuele Extra Verlofsoort saldo van de medewerker inclusief:
   
   • Alle bijboekingen tot nu, waaronder:
     
     1. Starturen nieuwe jaar of starturen bij in dienst
     2. Alle automatische correcties bij contractwijzigingen
     3. Alle handmatige correcties
   • Alle via de module Urenregistratie verantwoorde verlofuren tot de laatst vastgezette periode van het lopende kalenderjaar
     en:
   • Alle goedgekeurde toekomstige verlofaanvragen in hetzelfde kalenderjaar.

Verlofkaart boekingenoverzicht

In afwijking van het Verlofkaart boekingenoverzicht heeft het boekingen overzicht een extra kolom: 'Uren Verantwoord'. Zie onderstaand scherm:

Figuur 2. Verlofkaart Boekingenoverzicht met Urenregistratie

Er is een onderscheid tussen de aangevraagde (en goedgekeurde) verlofuren (Die proforma zijn afgeboekt en verwerkt in het verwacht verlofsaldo per einde jaar. Zie ook Verlofkaart samenvatting) en de feitelijk genoten verlofuren.

Over het algemeen zullen beide waardes gelijk zijn, echter zou het kunnen zijn dat de standaard werktijden of de planning van de medewerker in de tussentijd is gewijzigd waardoor de hoeveelheid af te boeken verlofuren kan verschillen bij gelijkblijvende verlofduur.

Verlofaanvraag bekijken

Wanneer een verlofaanvraag wordt geopend die geheel of gedeeltelijk betrekking heeft op een vastgezette periode, zijn de feitelijke boekingen in de verlofaanvraag te zien:

Verlofuren in de module Urenregistratie

De getoonde boekingen komen ook terug in de Urenregistratie:

1. Van de medewerker
2. In het urenoverzicht

Verlofuren in de urenverantwoording van de medewerker

In het scherm 'Urenverantwoording' zijn de geboekte verlofuren ook inzichtelijk. (Zie voor meer algemene informatie over het Urenoverzicht Urenverantwoording).

Voor de verlofuren is een aparte regel opgenomen waarin onder project ‘Intern’ de verlofboekingen te zien zijn:

Verlofuren in het urenoverzicht

In het scherm ‘Urenoverzicht’ zijn de geboekte verlofuren ook inzichtelijk.

Wanneer de regels van een medewerker wordt uitgeklapt zijn onder project ‘Intern’ de verlofboekingen te zien:

Flexuren

Verlofuren tellen mee in de vergelijking: Contract versus Gewerkt (of Verantwoord). Dat betekent dat de Verlofuren ook opgenomen worden op de Flexurenkaart waarin dagelijks de meer- en minderuren worden weergegeven.

Verlofcorrectie

Het uitgangspunt van de module Urenregistratie is dat per salarisperiode (zoals maand) deze periode wordt afgesloten en alle boekingen gefixeerd worden.

Dat betekent dat er geen correcties op het verlofsaldo geboekt kunnen worden in een periode die is vastgezet. De te kiezen mutatiedatum is dus terug uit beperkt tot de einddatum van de laatste vast-zetting.