Een functioneringsgesprek goed voorbereiden doe je zo!

De eerste maand van 2018 is alweer bijna voorbij en de functioneringsgesprekken worden langzaamaan weer gepland. Het blijkt dat veel leidinggevenden het lastig vinden om functioneringsgesprekken te houden. Toch is dit een onmisbaar instrument voor iedere onderneming met personeel. We geven je enkele tips om je goed voor te bereiden en structuur te geven aan het functioneringsgesprek.

Maar voordat we daar mee gaan beginnen; Wat is een functioneringsgesprek?
In een functioneringsgesprek staat verbetering centraal. Een werknemer en een leidinggevende bespreken de huidige werkpraktijk om knelpunten op te sporen. Voor onderdelen waar ruimte is voor verbetering bedenken ze samen een oplossing. Dit met het doel om behalve het functioneren van de werknemer te verbeteren, ook de onderlinge samenwerking in de toekomst beter te laten verlopen. In een functioneringsgesprek komen meestal de volgende punten aan de orde:

• De aard en het niveau van het werk.
• De beleving van het werk (onder ander samenwerking met collega’s).
• Factoren die goed functioneren verhinderen.
• Toekomstplannen

Nu dat we een “opfriscursus” hebben gehad wat een functioneringsgesprek is, kunnen we naar de tips van de voorbereiding gaan. Er wordt een duidelijke rol verwacht van jou. Het is een tweezijdig gesprek en beide partijen kunnen de structuur en inhoud van het gesprek bepalen. Het uitgangspunt is dat jij en de werknemer gezamenlijk aangeven wat jullie van elkaar verwachten. De vraag ‘hoe doen wij het in de (nabije) toekomst?’ is daarbij belangrijker dan de vraag ‘hoe is het in het verleden precies gegaan?’.

1. Kijk naar de afgelopen periode

• Gemaakte afspraken
  Zijn de afspraken gerealiseerd zoals ze zijn vastgelegd tijdens een vorig gesprek? Wat zijn de omstandigheden en oorzaken die tot eventuele afwijkingen hebben geleid?
• Werkzaamheden
  Hoe is de uitvoering van de functie ervaren? Bekijk dit vanuit de concrete taken, maar ook vanuit de verantwoordelijkheden, bevoegdheden en wijze van functioneren daarin. Als de uitvoering niet volgens plan verloopt, ga dan samen met je medewerker na aan welke competentie(s) er de komende periode wordt gewerkt.
• Onderlinge samenwerking
  Samenwerking tussen jou en je medewerker. Hoe is de onderlinge samenwerking ervaren?
• Werkomstandigheden
  Wat is de mening van de medewerker omtrent veiligheid, gezondheid, welzijn, personele bezetting enzovoorts? Welke omstandigheden hebben positieve of negatieve invloed gehad op de werkzaamheden?

2. Kijk naar de komende periode

​Wat zijn de wensen, ideeën en verwachtingen voor de komende werkperiode op het gebied van de hiervoor benoemde onderwerpen? Dan gaat het om de constatering van de gebeurtenissen en ervaringen zoals die er zijn geweest in de afgelopen periode. Hier gaat het om het aangeven van hoe het eventueel anders kan.

3. Afspraken

Op welke wijze kunnen de uitgesproken aandachtspunten, taakinstellingen, wensen en verwachtingen in de komende periode worden gerealiseerd? En welke concrete afspraken maak je met je medewerker? Stel ook deadlines.

Over het algemeen gaat het erom dat er wordt aangegeven wat het antwoord is op de vragen: wie, wat, wanneer en hoe. Dit is het uitgelezen moment om samen met je medewerker een ontwikkelplan op te stellen en daarin de gemaakte afspraken vast te leggen. Het is nuttig om onderscheid te maken tussen korte en lange termijnacties:

• Korte termijn
  Zet kleine stappen. Wat kan de medewerker komende week al aanpakken of welke acties kun hij de komende maand realiseren?
• Lange termijn
  Vraag je af waaraan je zult merken dat het probleem er niet meer is als je een verder bent. Wat gaat er dan beter? Hoe is het anders? Bespreek regelmatig met je medewerker de voortgang. Zo voorkom je dat je na een jaar merkt dat de voornemens niet zijn uitgekomen en het helpt je om de doelen bijtijds bij te stellen.
   

Aandachtspunten
Je begrijpt dat het houden van functioneringsgesprekken zorgvuldig moet gebeuren. Als leidinggevende moet je medewerker zich ‘veilig’ voelen tijdens dit gesprek. Met de volgende aandachtspunten waarborgen jij en je medewerker de zorgvuldigheid:

• Je geeft aan over welke punten je wilt gaan praten.
• Maak een korte agenda.
• Spreek van tevoren af hoeveel tijd jullie nodig hebben.
• Maak aantekeningen of een verslag van dit gesprek.
• Zorg dat je niet gestoord wordt tijdens het gesprek.
• Wees duidelijk in wat je wilt vertellen.