Planner, een drukke baan. Je moet overal rekening mee houden en door alle wensen van medewerkers en het beschikbare budget is dit geen makkie. Hoe kan je het beste plannen? Wij hebben 7 jaar ervaring in het ontwikkelen van effectieve plantools. Onze kennis en ervaring hebben we omgezet in 10 tips die jou kunnen helpen bij het maken en onderhouden van je planning.
Tip 1: Deel je kennis
Veel van onze klanten hebben de planning bij één of twee personen neergelegd, zij kennen de beschikbaarheid van medewerkers, voorkeuren van werktijden, niveau van werken en noem maar op. Maar wat nou als dit op een moment fout gaat? Wat nou als een van de planners ziek wordt? Anderen zullen deze taak over moeten nemen, het probleem: de kennis ontbreekt.
Tip 1 is dan ook: deel je kennis. Leg het vast in een tool of een Excelsheet, zet op papier wie wanneer ingepland kan worden, wie wat kan en alle andere nuttige informatie zodat iedereen op elk moment deze taak op zich kan nemen. Scheelt een hoop stress, frustratie en geld.
Tip 2: Weet wanneer je mensen nodig hebt
Een erg belangrijk punt bij plannen: Weten wanneer je mensen nodig hebt. Zorg ervoor dat je voldoende medewerkers hebt op momenten dat het nodig is en wat minder als het rustiger is. Te veel medewerkers die te weinig doen kosten geld en wanneer het andersom is loop je kans om omzet mis te lopen. Zou toch jammer zijn!
Raadpleeg bronnen zoals CRM en de data die beschikbaar wordt gesteld uit de telefooncentrale, hieruit kan makkelijk berekend worden wat de hoeveelheid benodigde medewerkers is. Stel vervolgens vast hoeveel medewerkers je nodig hebt per half uur, uur of dagdeel. Houd er daarbij wel rekening mee dat het op een regenachtige dag bijvoorbeeld drukker is en het in de vakantietijd minder druk is. Onderhoud dit dagelijks. Je zal vanzelf merken dat het steeds makkelijker is te voorspellen wie je hoe vaak en wanneer nodig hebt.
Tip 3: Weet wie er beschikbaar is
Ruimere openingstijden, de één kan dit beter, de ander kan dat beter, de één werkt liever niet op maandag, de ander liever niet op vrijdag. Al deze dingen maken het plannen erg lastig. In het verleden gingen we uit van standaard werkdagen en –tijden maar tegenwoordig is dat helemaal niet meer vanzelfsprekend. Ook het aanbod is niet altijd evenredig verdeeld tussen 9:00u en 17:00u.
Tip 3 luidt: laat de medewerkers zelf bepalen wanneer zij beschikbaar zijn. Een medewerker met een contract van 24 uur per week, kan bijvoorbeeld 32 uur per week beschikbaar zijn. De 24 uur zijn dan vrij in te plannen binnen die 32 uur. Laat medewerkers zelf doorgeven wanneer zij beschikbaar zijn. Dit kan bijvoorbeeld in Excel of een andere tool. Zo heb jij, als planner, een duidelijk overzicht wie wanneer kan werken/invallen.
Tip 4: Communiceer tijdig en direct
Ken je het: je hebt plannen gemaakt en ineens komt er weer iets anders tussen. Heel vervelend! Niet omdat je dat andere niet kan doen, maar omdat je ineens moet schakelen. Spreek daarom met je collega’s af wanneer een rooster/planning ‘af’ is. Plan bijvoorbeeld 3 of 4 weken vooruit. Zo weet iedereen op tijd waar ze aan toe zijn en wanneer er toch plots iets tussenkomt kunnen zij makkelijker schakelen. Een goede methode om dit door te voeren is om medewerkers toegang te geven tot het rooster. Een Excel-bestand, geprinte versie op kantoor, een planningstool of zelfs een mobiele app.
Helaas kan het altijd gebeuren dat er op het laatste moment nog andere dingen tussenkomen. Zorg dan voor snelle en duidelijke communicatie om misverstanden te voorkomen.
Tip 5: Maak het je gemakkelijk
Tip 2 en 3 al toegepast? Dan is deze tip een eitje! Doordat je weet wanneer er mensen nodig zijn en wie wanneer kan werken, kan je een basisrooster maken. Dit is puur om het jezelf en je collega’s een stuk makkelijker te maken. Stel een basisrooster samen voor een cyclus van één of meerdere weken. Een tweewekelijkse cyclus kan bijvoorbeeld handig zijn wanneer medewerkers de ene week meer werken dan de andere. Wanneer je een basisrooster hebt opgesteld hoef je alleen de plotselinge wijzigingen zoals ziekte of vakantie aan te passen.
Tip 6: Laat medewerkers meedoen
De één wil vrij, de ander wil ruilen, minder werken of juist extra werken. Allemaal wensen van medewerkers die door planners soms als lastig worden beschouwd. Een enorme stroom aan communicatie en vooral voor planners een hele hoop werk. Laat medewerkers meedoen. Maak niet alleen het persoonlijk werkrooster, maar ook de planning openbaar. Geef daarbij duidelijk aan wat op welk moment het minimum aantal medewerkers is. Zo kan iedereen meedenken met alle wensen. Zie je dat er al weinig mensen ingepland staan? Dan heeft vrij vragen natuurlijk weinig zin. Misschien is ruilen een betere optie! Dit scheelt jou als planner veel werk!
Tip 7: Lijn openingstijden onderling uit
Doordat er op verschillende vestigingen verschillende werktijden worden gehanteerd is het lastig om rekening te houden met de contracturen van een medewerker. Op het servicecentrum werken we namelijk 9 uur op een dag en op een vestiging 8,5 uur. En wanneer medewerkers onderling uitwisselbaar zijn, wordt dit probleem er niet kleiner op. Dit kan opgelost worden door meer uitlijning te krijgen in de openingstijden van het servicekantoor en de vestigingen. Hier een voorbeeld bij openingstijden tussen 08:00 en 21:00:
- Dienst 'ochtend' van 07:45 tot 16:15 uur. Dat is 8 uur werken en een half uur pauze.
- Dienst 'middag' van 11:00 tot 19:30 uur. Dat is 8 uur werken en een half uur pauze. Bovendien verzorgen zij de waarneming tijdens de pauze van de dienst 'ochtend'.
- Dienst 'avond' van 16:45 tot 21:15 uur. Dat is 4 uur werken en een half uur pauze. Bovendien verzorgen zij de waarneming tijdens de pauze van de dienst 'middag'.
Doordat er gewerkt wordt met diensten van 4 of 8 uur is het makkelijker rekenen naar de gemiddelde arbeidsduur per week.
Tip 8: Zorg voor meer berekende informatie tijdens het plannen
Piet werkt 24 uur per week en Truus werkt 30,5 uur per week. Voor planners is het lastig om rekening te houden met de vastgelegde arbeidsuren. Wanneer hier niet op wordt gelet kan het voorkomen dat een medewerker te vaak, of te weinig wordt ingepland. Dit is natuurlijk niet de bedoeling. Onze tip: zorg ervoor dat je planning informatie biedt over een lange termijn. Vermeld wat de arbeidsduur is per week, 4 weken, kwartaal of zelfs half jaar. Hierdoor zie je, als planner, meteen of een medewerker aan zijn uren komt of uren te weinig heeft. Ook dit kan verwerkt worden in Excel of een andere planningstool.
Tip 9: Makkelijker meer- en minderuren vaststellen
Het vaststellen van meer- en minderuren. Weer een taak waar planners vaak veel tijd aan kwijt zijn. Alle planningen moeten opnieuw geraadpleegd en gecheckt worden. De uitkomsten hiervan worden daarna verrekend op het verlofsaldo en/of met het salaris. Onze tip: In combinatie met tip 8 scheelt het veel tijd wanneer al deze informatie uitgelezen kan worden of automatisch berekend wordt. Ook dit kan makkelijk met Excel of andere planningstools. Hier staat alle informatie kant-en-klaar en kan het automatisch berekend worden hoe veel meer- en minderuren er zijn gemaakt en hoe deze verrekend worden.
Tip 10: Leer en verbeter
Fouten maken is menselijk. Plannen is geen statisch proces. Mensen worden ziek, moeten door omstandigheden eerder weg of er gebeuren andere dingen waardoor een planning niet meer klopt. Als planner heb je met veel dingen te maken en dit is niet altijd makkelijk. Een allerlaatste tip van ons: Ga wekelijks met andere planners en teamleiders om de tafel zitten en bespreek de afgelopen week. Stel leerpunten en doelen in. Wat moet er gebeuren om te verbeteren? Beter worden kan namelijk altijd! Geef elkaar feedback en doe er wat mee.
Hopelijk helpen deze tips een beetje. Het belangrijkste is nog altijd: Als je doet wat je leuk vindt, hoef je nooit te werken. Heb plezier in je werk!
